Die Mengen- und Kostenaufstellung der Einrichtung ist das Dokument, mit dem du zwei Angebote vergleichen kannst, ohne an etwas glauben zu müssen: dieselbe Nummerierung, dieselbe Beschreibung, dieselben Mengen und die Einheitspreise nebeneinander. Bei einem Auftrag mit zwanzig Zimmern bringt eine gut geschriebene Aufstellung Unterschiede von 20-30 % ans Licht, die in der Summe am Seitenende unsichtbar bleiben. Sie ist keine Einkaufsliste und kein Angebot: Sie ist die Grundlage, auf der der Vertrag geschrieben wird und auf der in sechs Monaten über Änderungen gesprochen wird.
Wer zum ersten Mal ein Hotel einrichtet, bekommt drei Angebote mit drei verschiedenen Strukturen, drei Arten, die Posten zu gruppieren, und drei Summen, die um 40.000 Euro auseinanderliegen. Die natürliche Reaktion ist, den Teuersten um Rabatt zu bitten. Die nützliche Reaktion ist, von allen dreien dieselbe Aufstellung zu verlangen.
Inhalt
Wer sie erstellt und auf welcher Grundlage
Die Aufstellung erstellt die Bauleitung oder der Innenarchitekt, und sie geht an die Lieferanten als Teil des Leistungsverzeichnisses für die Einrichtung. Fehlt sie, und bei unabhängigen Häusern fehlt sie fast immer, erstellt sie der Lieferant in der Angebotsphase: legitim, vorausgesetzt, der Hotelier gibt sie dann unverändert an die anderen Bieter weiter, sonst vergleicht er Dokumente verschiedener Autoren, die alle dasselbe Ziel haben, nicht vergleichbar zu sein.
Grundlage sind die bemaßten Grundrisse nach dem Aufmaß auf der Baustelle, nicht die Planungsgrundrisse. Der Unterschied zwischen beiden liegt bei einem Gebäude aus den Sechzigerjahren zwischen 3 und 8 cm pro Wand, und genau diese Zentimeter entscheiden, ob ein Schrank zwischen zwei Wände passt oder eine Ausgleichsblende braucht.
Wie sie aufgebaut ist
Sie wird in Lose gegliedert und innerhalb jedes Loses nach Räumen. Eine Gliederung, die gut funktioniert:
Los 1, Zimmer, getrennt nach Typ: Standard-Doppelzimmer, Superior-Doppelzimmer, Einzelzimmer, Junior-Suite, barrierefreies Zimmer. Los 2, Bäder, wenn die Badmöbel vom selben Anbieter geliefert werden. Los 3, Flure und Etagenvorräume, mit Wandverkleidungen, Zimmernummern und Servicemöbeln der Etagen. Los 4, Halle, Rezeption und Lounge. Los 5, Frühstücksraum. Los 6, Servicebereiche und Büros, die alle bis zwei Wochen vor der Eröffnung vergessen.
Jeder Posten hat eine hierarchische Nummer, die sich während des gesamten Auftrags nie ändert, etwa 01.03 für den dritten Artikel des ersten Loses. Das wirkt wie bürokratische Pedanterie, bis die erste Änderung kommt: Dann kostet die Mail „wir ändern den Nachttisch“ einen halben Tag Telefonate, während „Änderung zu Position 01.04, Nachttisch, von Oberfläche Eiche natur auf Eiche geräuchert, Differenz 38 Euro pro Stück“ in drei Minuten freigegeben ist.
Die Beschreibung des einzelnen Postens muss in dieser Reihenfolge enthalten: die Bezeichnung des Artikels, die Maße in Zentimetern in der Reihenfolge Breite mal Tiefe mal Höhe, das Material der Konstruktion mit der Plattenstärke, Art und Stärke der Kante, die Oberfläche mit dem Code der Musterkollektion, die Beschläge mit Marke und angegebenen Zyklen und die Brandklasse, wo nötig. Eine Beschreibung wie „dreitüriger Schrank, Oberfläche nach Wahl“ ist kein Posten einer Aufstellung, sondern ein Wunsch.
Zum Brandverhalten eine praktische Präzisierung: Der Posten muss die verlangte Klasse nennen, keinen allgemeinen Hinweis auf Konformität. Das Brandschutzzertifikat für Hotelmöbel wird für eine bestimmte Materialkombination ausgestellt; ändert sich während der Ausführung der Stoff des Kopfteils, ändert sich also auch das Zertifikat, und wer das nicht in die Aufstellung geschrieben hat, merkt es am Tag der Abnahme.
Die Maßeinheiten, und warum man sie nicht mischt
Pro Stück werden alle beweglichen Möbel erfasst: Betten, Nachttische, Sessel, Kofferablagen, Schreibtische, Spiegel. Pro Laufmeter werden die Elemente erfasst, deren Länge sich von Raum zu Raum ändert: Boiserien, Theken, Bänke, Sockelleisten, durchgehende Kopfteile über mehrere Zimmer. Pro Quadratmeter werden Wandverkleidungen, Maßspiegel und Verkleidungen erfasst. Pauschal werden Leistungen erfasst, die sich nicht sinnvoll aufteilen lassen: die Montage eines Zimmers, die Lieferung der maßgefertigten Rezeptionstheke, der Transport.
Das Problem entsteht, wenn dasselbe Element in einem Angebot pauschal und in einem anderen pro Laufmeter auftaucht. Die Rezeptionstheke, angeboten mit „pauschal, 8.400 Euro“ gegen „4,20 lfm zu 1.850 Euro/lfm“, ergibt 8.400 gegen 7.770, und das zweite scheint günstiger. Dann schaust du, was enthalten ist: Im ersten sind die abgesenkte Arbeitsfläche, das belüftete Druckerfach und der zurückgesetzte Sockel mit Linienlicht, im zweiten nicht, und daraus werden drei Nachträge während der Ausführung. Die praktische Regel: Verlange, dass Maßelemente pauschal, aber mit der Liste der enthaltenen Leistungen erfasst werden und alles, was sich identisch wiederholt, pro Stück.
Prüfe immer zuerst die Mengen, dann die Preise. Bei zwanzig Doppelzimmern sind es 40 Nachttische, nicht 20, und es kommt öfter vor, als man glaubt, dass ein Angebot 20 zählt und mit der niedrigsten Summe abschließt. Dasselbe gilt für Sockelleisten: 12 Laufmeter pro Zimmer werden zu 240 Metern, was bei 14 Euro 3.360 Euro ergibt, also ein Posten, der leicht verschwindet und auf der Rechnung wieder auftaucht.
Ein Auszug aus der Aufstellung für ein Standard-Doppelzimmer
Das ist die Größenordnung eines Contract-Doppelzimmers im mittleren Segment 2026, Richtpreise für die Lieferung, ohne Mehrwertsteuer, für ein Los von zwanzig Zimmern. Das Bad ist nicht enthalten.
| Nr. | Posten | Kurzbeschreibung | ME | Menge | Einheitspreis |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.01 | Schrank 3 Türen | 120x60x230, Seiten 25 mm Melaminplatte, 2-mm-ABS-Kante Laser, Scharniere 100.000 Zyklen, Stange und Safe | Stk. | 1 | 980 Euro |
| 01.02 | Doppelbett | 160×200, Metallrahmen, Buchenlattenrost, umlaufender Stoßschutz | Stk. | 1 | 520 Euro |
| 01.03 | Gepolstertes Kopfteil | H 120 cm, Stoff Klasse 1 IM, verdeckte Wandbefestigung | lfm | 1,80 | 235 Euro/lfm |
| 01.04 | Hängender Nachttisch | 45x38x28, eine Schublade mit Vollauszug und Dämpfung, integrierte Steckdose und USB | Stk. | 2 | 245 Euro |
| 01.05 | Konsole mit Minibarfach | 130x50x75, belüftetes Fach, Kabeldurchlass, 12-mm-HPL-Platte | Stk. | 1 | 610 Euro |
| 01.06 | Sessel | Gestell aus massiver Buche, Stoff Klasse 1 IM, Sitz auf elastischen Gurten | Stk. | 1 | 330 Euro |
| 01.07 | Wand-Kofferablage | klappbar, lackierte Metallkonstruktion, austauschbare Gurte | Stk. | 1 | 115 Euro |
| 01.08 | Spiegel | 70×100, Metallrahmen, Glas mit Splitterschutzfolie | Stk. | 1 | 155 Euro |
| 01.09 | Boiserie Bettwand | Wandverkleidung H 240, furniertes Holz, Vorbereitung für TV-Halterung | m² | 5,40 | 195 Euro/m² |
| 01.10 | Umlaufende Sockelleiste | H 8 cm, farbgleich mit der Boiserie, Ecken auf Gehrung 45 Grad | lfm | 12,00 | 14 Euro/lfm |
| 01.11 | Montage Zimmer | zwei Monteure, komplette Montage, Justierungen, Reinigung und Abholung der Verpackung | pauschal | 1 | 280 Euro |
Die Zeilensumme ergibt etwa 4.470 Euro pro Zimmer. Bei zwanzig Zimmern sind das 89.400 Euro, und schon so bleibt die Zahl innerhalb der Spannen, die man für das Budget pro Zimmer bei der Einrichtung eines Hotels verwendet. Was diesem Auszug fehlt und als eigenes Los hinzukommt, sind Transport, Anteil der Ausführungsplanung, Bemusterung, Entsorgung der Verpackung und das Musterzimmer.
Zwei Aufstellungen vergleichen und sich nicht von Änderungen überraschen lassen
Der erste Schritt ist handfest: Du stellst die beiden Angebote in zwei Spalten desselben Blatts, geordnet nach der Nummerierung der Basisaufstellung, die bei Ausschreibungen für Hotelmöbellieferungen verbindlich ist und bei privaten Vergaben ebenso vorgeschrieben werden sollte. Hat ein Lieferant drei Posten zu einem zusammengefasst, lässt du ihn aufschlüsseln. Wer sich weigert aufzuschlüsseln, verteidigt eine Marge bei einem bestimmten Posten, und genau diesen Posten solltest du dir ansehen.
Dann suchst du nach Lücken, die schwerer wiegen als Preisunterschiede. Am häufigsten verschwinden Sockelleisten, Türverkleidungen, Ausgleichsblenden für schiefe Wände, der Transport in die Etage, die Entsorgung der Verpackung, die Justierungen nach dem ersten Betriebsmonat und die Erstausstattung an Ersatzteilen. Jeder dieser Posten ist bei einem durchschnittlichen Auftrag zwischen 500 und 4.000 Euro wert, und zusammen erklären sie fast immer den Unterschied zwischen dem niedrigsten Angebot und den anderen.
Änderungen entstehen an vier Stellen, und drei lassen sich vor der Unterschrift schließen. Maße, die nach der Bestellung aufgenommen werden, wenn das Aufmaß stichprobenartig an zwei Zimmern gemacht wurde und die übrigen achtzehn anders sind. Schiefe Wände, die bei einem historischen Gebäude die Regel sind und mit in der Aufstellung vorgesehenen Ausgleichsblenden gelöst werden müssen, nicht erst bei der Montage entdeckt. Der nach der Bemusterung beschlossene Oberflächenwechsel, legitim, aber im Voraus zu bepreisen, und er bringt fast immer einige Wochen mehr bei den Produktionszeiten für Hotelmöbel mit sich, weil die Platte in diesem Farbton nachbestellt werden muss. Die vierte Stelle, verlegte Installationen, hängt von anderen ab und ist nicht steuerbar: Steuern kannst du nur die Klausel, die festlegt, wer den Baustellenstillstand bezahlt.
Das Instrument, das alles abschließt, ist das dem Vertrag beigefügte Einheitspreisverzeichnis, mit den Preisen jedes Postens, gültig für zwölf Monate auch bei Mehr- oder Mindermengen, plus dem Stundensatz der Montagearbeit. Mit diesem Dokument rechnest du eine Änderung in fünf Minuten; ohne verhandelst du im Dunkeln, in einem Moment, in dem der Hotelier die Anzahlung schon geleistet hat und ein Eröffnungsdatum im Nacken sitzt. Es gilt dieselbe Logik wie bei den Kriterien für die Wahl eines Partners für Contract-Möbel: Was zählt, ist nicht die Zahl, die heute dasteht, sondern wie mühsam es in sechs Monaten sein wird, sie zu ändern.
Ein letzter Posten, den fast niemand in die Aufstellung schreibt und der immer drinstehen sollte: die Erstausstattung an Ersatzteilen. Zwei Scharniere pro Typ, vier verstellbare Füße, ein Satz Gurte für die Kofferablage, ein Quadratmeter jeder Oberfläche im Lager. Das kostet weniger als 1 % der Lieferung und deckt die ersten drei Jahre Ersatz von Möbelteilen und Oberflächen ab, ohne beim Lieferanten einen neuen Vorgang zu eröffnen. Hat ihn in der Ausschreibung niemand vorgesehen, fügst du ihn als Position 99.01 hinzu und lässt ihn von allen bepreisen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Mengenaufstellung und Angebot?
Die Mengenaufstellung listet Posten, technische Beschreibungen und Mengen auf und ist für alle eingeladenen Lieferanten gleich; das Angebot ist die Preisantwort eines einzelnen Anbieters auf diese Posten. Verwendet jeder Lieferant seine eigene Liste, sind die Summen nicht vergleichbar, weil sie nicht denselben Gegenstand beschreiben. Ein Hotelier ohne Aufstellung kann eine vom ersten Lieferanten erstellen lassen und sie dann unverändert an die anderen weitergeben.
Welche Posten fehlen in einer Möbelaufstellung am häufigsten?
Sockelleisten, Türverkleidungen, Ausgleichsblenden für schiefe Wände, Transport in die Etage, Entsorgung der Verpackung, Anteil der Ausführungsplanung, Bemusterung und Erstausstattung an Ersatzteilen. Zusammen machen sie 6 bis 12 % des Lieferwerts aus und erklären einen Großteil des Unterschieds zwischen dem niedrigsten Angebot und den anderen. Du verlangst sie schriftlich vor der Unterschrift, statt auf der Baustelle darüber zu diskutieren.
Warum zählt der Einheitspreis mehr als die Summe?
Weil die Summe nur gilt, solange sich die Mengen nicht ändern, und bei einem Möbelauftrag ändern sie sich immer. Mit dem dem Vertrag beigefügten, zwölf Monate gültigen Einheitspreisverzeichnis wird jede Änderung berechnet, indem der bereits vereinbarte Preis auf die neue Menge angewendet wird. Ohne wird die Änderung zu einer Verhandlung, die beginnt, wenn die Anzahlung schon bezahlt und der Eröffnungstermin festgelegt ist.
In welcher Maßeinheit werden Maßmöbel erfasst?
Identisch wiederholte Elemente werden pro Stück erfasst, Boiserien und Theken pro Laufmeter, Wandverkleidungen und Spiegel pro Quadratmeter, nicht aufteilbare Leistungen pauschal. Ein pauschal erfasstes Maßelement braucht die Liste der enthaltenen Leistungen, sonst ist der Vergleich mit einem Angebot pro Laufmeter sinnlos. Die Einheiten zwischen zwei Angeboten zu mischen ist der einfachste Weg, den Vergleich unmöglich zu machen.
