Mapa de quantidades do mobiliário para hotel: o que é e como se faz

O mapa de quantidades do mobiliário é o documento que permite comparar duas propostas sem atos de fé: a mesma numeração, a mesma descrição, as mesmas quantidades, e os preços unitários lado a lado. Numa encomenda de vinte quartos, um mapa bem escrito faz aparecer diferenças de 20-30% que no total do fundo da página ficam invisíveis. Não é a lista de compras nem o orçamento: é a base sobre a qual se escreve o contrato e sobre a qual, daqui a seis meses, se vão discutir as alterações.

Quem mobila um hotel pela primeira vez recebe três propostas com três estruturas diferentes, três formas de agrupar as rubricas e três totais que diferem 40.000 euros. A reação natural é pedir um desconto ao mais caro. A reação útil é pedir aos três o mesmo mapa de quantidades.

Quem o elabora e com que base

O mapa de quantidades é preparado pela direção de obra ou pelo projetista de interiores e entregue aos fornecedores como parte do caderno de encargos do mobiliário. Quando falta, e nas unidades independentes falta quase sempre, é o fornecedor que o elabora na fase de proposta: é legítimo, desde que o hoteleiro o faça depois chegar igual aos outros concorrentes, caso contrário está a comparar documentos escritos por autores diferentes com o mesmo objetivo de não serem comparáveis.

A base são as plantas cotadas depois do levantamento de medidas em obra, não as plantas de projeto. A diferença entre as duas, num edifício dos anos sessenta, fica entre 3 e 8 cm por parede, e são esses centímetros que decidem se um roupeiro cabe entre duas paredes ou se é precisa uma peça de compensação.

Como se estrutura

Divide-se por lotes e, dentro de cada lote, por espaços. Uma organização que funciona bem:

Lote 1, quartos, separados por tipologia: duplo standard, duplo superior, individual, junior suite, quarto acessível. Lote 2, casas de banho, quando o mobiliário de casa de banho é fornecido pelo mesmo operador. Lote 3, corredores e átrios de piso, com os painéis, os números dos quartos e os móveis de serviço dos andares. Lote 4, lobby, receção e lounge. Lote 5, sala de pequenos-almoços. Lote 6, zonas de serviço e escritórios, de que todos se esquecem até duas semanas antes da abertura.

Cada rubrica tem um número hierárquico que nunca muda durante toda a encomenda, do tipo 01.03 para o terceiro artigo do primeiro lote. Parece picuinhice burocrática até chegar a primeira alteração: nessa altura, o email que diz «mudamos a mesa de cabeceira» custa meio dia de telefonemas, enquanto «alteração à rubrica 01.04, mesa de cabeceira, de acabamento carvalho natural para carvalho fumado, diferença de 38 euros por unidade» se aprova em três minutos.

A descrição de cada rubrica deve conter, por esta ordem: a designação do artigo, as dimensões em centímetros na ordem largura por profundidade por altura, o material da estrutura com a espessura dos painéis, o tipo e a espessura da orla, o acabamento com o código do mostruário, as ferragens com marca e ciclos declarados, e a classe de reação ao fogo onde for necessária. Uma descrição do tipo «roupeiro de três portas acabamento à escolha» não é uma rubrica de mapa de quantidades, é um desejo.

Sobre a reação ao fogo vale uma precisão prática: a rubrica deve indicar a classe exigida, não uma referência genérica à conformidade. O certificado ignífugo dos móveis para hotel emite-se para um conjunto específico de materiais, por isso, se durante a obra mudar o tecido da cabeceira, muda também o certificado, e quem não o escreveu no mapa dá por isso no dia da receção da obra.

As unidades de medida, e porque não se misturam

À unidade medem-se todos os móveis soltos: camas, mesas de cabeceira, cadeirinhas, porta-malas, secretárias, espelhos. Ao metro linear medem-se os elementos cujo desenvolvimento muda de espaço para espaço: lambrins, balcões, bancos, rodapés, cabeceiras contínuas que correm ao longo de vários quartos. Ao metro quadrado medem-se os painéis de parede, os espelhos por medida, os revestimentos. Por valor global medem-se os trabalhos que não se decompõem de forma sensata: a montagem de um quarto, o fornecimento do balcão de receção desenhado por medida, o transporte.

O problema nasce quando o mesmo elemento aparece por valor global numa proposta e ao metro linear noutra. O balcão de receção orçamentado «global, 8.400 euros» contra «ml 4,20 a 1.850 euros/ml» dá 8.400 contra 7.770, e parece que o segundo é mais vantajoso. Depois vê-se o que inclui: no primeiro estão o tampo de operador rebaixado, o vão ventilado para a impressora e o rodapé recuado com luz linear, no segundo não, e passam a ser três suplementos durante a obra. A regra operacional é pedir que os elementos por medida sejam medidos por valor global, mas com a lista dos trabalhos incluídos, e que tudo o que se repete igual seja medido à unidade.

As quantidades devem ser verificadas antes dos preços, sempre. Em vinte quartos duplos, as mesas de cabeceira são 40, não 20, e acontece mais vezes do que se pensa que uma proposta conte 20 e feche com o total mais baixo de todos. O mesmo para os rodapés: 12 metros lineares por quarto passam a ser 240 metros, que a 14 euros são 3.360 euros, ou seja, uma rubrica que desaparece com facilidade e reaparece na fatura.

Um extrato de mapa de quantidades para um quarto duplo standard

Esta é a ordem de grandeza de um duplo contract de gama média em 2026, preços indicativos de fornecimento, sem IVA, para um lote de vinte quartos. A casa de banho não está incluída.

O total das linhas dá cerca de 4.470 euros por quarto. Em vinte quartos são 89.400 euros e, já assim, o número fica dentro dos escalões que se usam para o orçamento por quarto de um hotel a mobilar. O que falta a este extrato, e tem de ser acrescentado como lote à parte, são o transporte, a parte do projeto de execução, as amostras, a eliminação das embalagens e o quarto-piloto.

Comparar dois mapas de quantidades e não ser surpreendido pelas alterações

A primeira operação é material: põem-se as duas propostas em duas colunas da mesma folha, reordenadas segundo a numeração do mapa de base, que nos concursos para fornecimentos de mobiliário hoteleiro é vinculativa e nas adjudicações privadas deveria ser imposta da mesma forma. Se um fornecedor agrupou três rubricas numa, pede-se-lhe que a decomponha. Quem se recusa a decompor está a defender uma margem numa rubrica específica, e essa é exatamente a rubrica para onde olhar.

Depois procuram-se as ausências, que pesam mais do que as diferenças de preço. As rubricas que desaparecem com mais frequência são os rodapés, as guarnições das portas, as peças de compensação para paredes fora de esquadria, o transporte até ao piso, a eliminação das embalagens, as afinações depois do primeiro mês de funcionamento e as peças de substituição de primeira instalação. Cada uma vale entre 500 e 4.000 euros numa encomenda média, e juntas explicam quase sempre a diferença entre o orçamento mais baixo e os outros.

As alterações nascem em quatro pontos, e três podem fechar-se antes da assinatura. As medidas levantadas depois da encomenda, quando o levantamento foi feito por amostragem em dois quartos e os outros dezoito são diferentes. As paredes fora de esquadria, que num edifício histórico são a norma e devem ser geridas com peças de compensação previstas no mapa, não descobertas na fase de montagem. A mudança de acabamento decidida depois das amostras, que é legítima mas tem de ser tarifada antecipadamente, e que quase sempre traz algumas semanas a mais nos prazos de produção do mobiliário hoteleiro, porque o painel nessa cor tem de ser encomendado de novo. O quarto ponto, as instalações deslocadas, depende de outros e não se controla: controla-se apenas a cláusula que estabelece quem paga a paragem da obra.

O instrumento que fecha tudo é a lista de preços unitários anexa ao contrato, com os preços de cada rubrica válidos durante doze meses, mesmo com aumento ou diminuição das quantidades, mais o custo horário da mão de obra de montagem. Com esse documento na mão, uma alteração calcula-se em cinco minutos; sem ele, negoceia-se às cegas num momento em que o hoteleiro já pagou o sinal e tem uma data de abertura em cima. Vale a mesma lógica dos critérios com que se escolhe um parceiro para o mobiliário contract: o que conta não é o número escrito hoje, é quão trabalhoso vai ser alterá-lo daqui a seis meses.

Uma última rubrica que quase ninguém põe no mapa e que devia estar sempre: as peças de substituição de primeira instalação. Duas dobradiças por tipo, quatro pés reguláveis, um conjunto de correias do porta-malas, um metro quadrado de cada acabamento guardado em armazém. Custa menos de 1% do fornecimento e resolve os primeiros três anos de substituição de peças e acabamentos dos móveis sem reabrir um processo com o fornecedor. Se no concurso ninguém a previu, acrescenta-se como rubrica 99.01 e pede-se a todos que a orcem.

Perguntas frequentes