Das Leistungsverzeichnis für Hotelmöbel: wie man es liest und was drinsteht

Ein Leistungsverzeichnis für Hotelmöbel muss für jedes Element Materialien mit Stärken, Oberflächen mit Codes, Beschläge mit Marke und Prüfzyklen, Zertifikate zu Brandverhalten und Emissionen, Maßtoleranzen, Lieferfristen und Montagebedingungen enthalten. Es ist das Dokument, das ein allgemeines Angebot in eine überprüfbare Verpflichtung verwandelt: Ohne Leistungsverzeichnis vergleichst du nur Zahlen, keine Lieferungen.

Wozu ein Leistungsverzeichnis wirklich dient

Das Leistungsverzeichnis ist die verbindliche technische Beschreibung der Lieferung: Es sagt, was geliefert wird, wie es gemacht ist, mit welchen Garantien und in welchen Fristen. In der Hoteleinrichtung hat es drei konkrete Funktionen.

Erstens macht es Angebote vergleichbar. Zwei Angebote über 5.000 und 7.000 Euro pro Zimmer lassen sich nicht beurteilen, solange du nicht weißt, ob der erste Schrank Seiten mit 18 mm, Kanten mit 2 mm und Scharniere hat, die über Zehntausende Zyklen geprüft sind, und ob der zweite das auch hat. Ohne Spezifikationen gewinnt immer der niedrigste Preis, und oft zu Unrecht.

Zweitens schützt es den Hotelier bei der Abnahme. Steht im Leistungsverzeichnis „Schreibtischplatte in Eiche furniert, Polyurethanlack matt 20 Gloss“ und kommt eine melaminbeschichtete Platte in Eichenoptik, ist die Abweichung objektiv und reklamierbar. Stand im Angebot nur „Schreibtisch in Holzoptik“, gibt es nichts zu reklamieren.

Drittens schützt es Bank und Geldgeber: Bei Projekten, die mit Darlehen oder Förderprogrammen finanziert werden, ist das Leistungsverzeichnis die Grundlage, auf der der Gutachter prüft, ob die angegebene Investition der tatsächlichen Lieferung entspricht. Ein gut geschriebenes Leistungsverzeichnis ist auch die Basis, um abzuschätzen, was es kostet, ein Hotel einzurichten, denn es zeigt, wie sich die Zahlen mit den Spezifikationen ändern.

Wer es erstellt und wann

Das Leistungsverzeichnis kann auf drei Arten entstehen. Bei großen Projekten erstellt es der Planer (Architekturbüro oder Interior Designer), und die Lieferanten antworten auf dieser Grundlage: das typische Szenario bei Ausschreibungen und Ketten. Bei mittleren und kleinen Projekten erstellt es der Contract-Lieferant zusammen mit dem Projekt: In diesem Fall liest du es aufmerksam, denn es beschreibt, was der Lieferant liefern will. Das dritte Szenario, das schlechteste, ist, dass es gar nicht existiert: nur ein Preisangebot mit einzeiligen Beschreibungen.

Der richtige Zeitpunkt, es festzulegen, ist nach dem Ortstermin mit Aufmaß und der Festlegung des Projekts, vor der Vertragsunterschrift. Leistungsverzeichnis und fotorealistische Renderings des Projekts ergänzen sich: Das Rendering zeigt, wie es aussehen wird, das Leistungsverzeichnis sagt, woraus es gemacht ist. Nur mit Blick auf die Renderings zu unterschreiben, ist der häufigste Fehler.

Klären musst du auch eine wiederkehrende Unterscheidung: Die Mengen- und Kostenaufstellung listet Mengen und Preise auf (30 Schränke, 60 Nachttische, Stückpreis, Summe), das Leistungsverzeichnis beschreibt Qualität und Leistung. Es sind verschiedene Dokumente, und du brauchst beide: Die Aufstellung ohne Leistungsverzeichnis ist eine Einkaufsliste ohne Qualität, das Leistungsverzeichnis ohne Aufstellung sagt nicht, wie viel du ausgibst.

Der Aufbau Posten für Posten

Ein vollständiges Leistungsverzeichnis für Möbel in einem Beherbergungsbetrieb ist so gegliedert:

Einige Vertiefungen zu den Abschnitten, die am meisten Streit erzeugen.

Materialien und Oberflächen

Jede Oberfläche wird mit Material, Stärke und codierter Ausführung beschrieben. Im Leistungsverzeichnis sagt der Posten «Schrank aus Holz» nichts, denn zwischen Massivholz und melaminbeschichteter Platte bei Hotelmöbeln liegen Unterschiede in Preis und Lebensdauer, zu denen auch das Furnier gehört. Die korrekte Formulierung nennt den Dekorcode des Plattenherstellers oder die hinterlegte Bemusterung: „gemäß unterzeichnetem Muster vom Datum X“ gilt nur, wenn das Muster existiert, von beiden Parteien unterschrieben ist und jede Seite eine Kopie hat.

Beschläge

Beschläge sind im Rendering unsichtbar und entscheidend für das Leben des Möbels: Scharniere, Auszüge und Schrankaufhänger sind die Bauteile, die sich dutzendmal am Tag bewegen. Das Leistungsverzeichnis muss Marke und Serie, Prüfzyklen und Dämpfung nennen. Beschläge für Hotelmöbel haben genaue Richtwerte für Marke und Prüfzyklen, und ein Posten im Leistungsverzeichnis, der sie nicht angibt, ist ein Posten, der neu geschrieben werden muss.

Zertifikate

Für Beherbergungsbetriebe ist das Brandverhalten kein Extra: Polstermöbel und Stoffe in den Klassen, die die technische Brandschutzregel verlangt, mit Zertifikaten, die auf die Lieferung ausgestellt sind. Das Leistungsverzeichnis muss angeben, wer die Zertifikate übergibt und wann: bei der Abnahme, nicht „auf Anfrage“. Im Leistungsverzeichnis werden ausdrücklich das Brandschutzzertifikat der Möbel und die Klasse 1 IM für Polstermöbel und Matratzen genannt (die italienische Brandschutzklasse für Polsterwaren), mit den Dokumenten, die zusammen mit der Lieferung übergeben werden. Für öffentliche oder vertraglich gebundene Betriebe können die Mindestumweltkriterien hinzukommen (CAM arredi, die italienischen Umweltkriterien für Möbel), die ausdrücklich zu nennen sind.

Fristen, Vertragsstrafen und Montage

Die Fristen werden ab einem sicheren Ereignis angegeben („ab Auftragsbestätigung mit freigegebenen Mustern“) und nicht als feste Daten, die sich mit den Genehmigungen verschieben. Vertragsstrafen für Verzug, typischerweise in Promille oder Prozentbruchteilen pro Woche, sind vernünftig, wenn ihnen klare Zahlungsbedingungen gegenüberstehen. Die Produktionszeiten der Möbel gehören zusammen mit den Vertragsstrafen ins Leistungsverzeichnis, denn 60 Maßzimmer in vier Wochen sind kein realistisches Versprechen.

Beispiel für einen gut geschriebenen Posten

So sieht ein Posten im Leistungsverzeichnis aus, der den Hotelier wirklich schützt:

Schrank Zimmertyp A, 2 Drehtüren. Maße 1200 x 600 x 2400 mm (Toleranz ±2 mm). Korpus und Fachböden aus melaminbeschichteter Platte, Stärke 18 mm, Emissionsklasse E1, ABS-Kanten 1 mm; Türen aus melaminbeschichteter Platte 19 mm, ABS-Kanten 2 mm an vier Seiten, Dekor Eiche hell gemäß hinterlegtem Muster Nr. 12. Clip-Scharniere aus vernickeltem Stahl mit integrierter Dämpfung, geprüft auf 80.000 Zyklen, Öffnungswinkel 110 Grad, 4 pro Tür. Kleiderstange aus Aluminium mit LED-Licht und Sensor, 12 V. Feuchtigkeitsbeständiger Sockel, Höhe 60 mm. Kippsicherung an der Wand inklusive. Garantie 5 Jahre, Verfügbarkeit von Beschlagersatzteilen und Dekor 10 Jahre.

Achtzig Wörter, die 80 Prozent der möglichen Streitfälle aus dem Weg räumen.

Die Fehler, die teuer werden

Beim Lesen eines Leistungsverzeichnisses sind das die häufigsten Warnsignale:

Die Formel „oder gleichwertig“ ist legitim und steht in jedem Leistungsverzeichnis, aber ohne die Parameter, die die Gleichwertigkeit definieren, also Stärke, Zyklen, Klasse, erlaubt sie jeden Ersatz nach unten. Die Stärken gehören aufgeschrieben: Eine Seite mit 15 mm und eine mit 18 mm sehen auf dem Foto gleich aus, nach drei Jahren Trolleys nicht mehr. „Qualitätsscharniere“ ist keine Spezifikation, sondern eine Art, nicht zu sagen, welche Beschläge auf die Baustelle kommen.

Zertifikate, die „auf Anfrage verfügbar“ sind, müssen bei der Abnahme übergeben werden, ausgestellt und bezogen auf die tatsächlich gelieferten Lose. Fehlt der Posten zu Montage und Entsorgung, kommen diese Kosten trotzdem: In einem Betrieb zu montieren, der weiterläuft, hat eigene Bedingungen und Preise, und die Verpackungen von 40 Zimmern sind Kubikmeter Karton, die abtransportiert werden müssen. Und die Garantie: Fünf Jahre sind wenig wert ohne eine Zusage zu Ersatzteilen, denn wenn das Dekor nach zwei Jahren nicht mehr reproduzierbar ist, lässt sich die beschädigte Tür nicht ersetzen.

Ein Contract-Partner mit einem Netzwerk ausgewählter italienischer Manufakturen und einem einzigen Ansprechpartner hat jedes Interesse an einem detaillierten Leistungsverzeichnis: Es ist das Werkzeug, mit dem er die Fertigung koordiniert und für Abweichungen geradesteht, ohne Verantwortung abzuschieben. Die Transparenz des Dokuments ist an sich schon ein Kriterium bei der Wahl des Contract-Lieferanten.

Wie du zwei Angebote mit unterschiedlichen Leistungsverzeichnissen vergleichst

Wenn die Angebote mit uneinheitlichen Spezifikationen kommen, lautet die Methode: erst vereinheitlichen, dann urteilen:

1. eine Tabelle mit den kritischen Posten anlegen (Stärken, Kanten, Beschläge, Zertifikate, Fristen, Montage, Garantie, Ersatzteile);
2. fehlende Daten bei jedem Lieferanten schriftlich anfragen: Wer zu einer Spezifikation nicht antwortet, antwortet damit;
3. alles auf denselben Leistungsumfang bringen: Ein Angebot mit Montage, Entsorgung und Zertifikaten inklusive wird mit dem anderen verglichen, nachdem diese Kosten dort hinzugerechnet wurden;
4. die Kosten über den Lebenszyklus gewichten, nicht beim Kauf: 800 Euro weniger pro Zimmer mit ungeprüften Beschlägen zahlst du in wenigen Jahren über die Instandhaltung zurück;
5. bei wichtigen Projekten ein Musterzimmer verlangen: Kein Dokument ist so viel wert, wie die montierte Lieferung anzufassen.

Mit einem gut gemachten Leistungsverzeichnis hört die Angebotsanfrage für die Einrichtung deines Hauses auf, eine Zahlenlotterie zu sein, und wird zu einer dokumentierten Entscheidung.

Häufige Fragen