Backoffice im Hotel: so wird das Büro hinter der Rezeption eingerichtet

Das Backoffice eines Hotels wird mit 6 bis 8 m² pro festem Arbeitsplatz bemessen, was in einem Haus mit 30 Zimmern und ein oder zwei Personen bei der Arbeit insgesamt 12 bis 16 m² ergibt. Die Fläche ist allerdings die harmloseste Vorgabe: Das eigentliche Problem ist, dass dieser Raum an die Halle grenzt und still bleiben muss, und dass darin der Haupttresor, das Papierarchiv und das gesamte Bargeld des Tages liegen.

Die Rückwand des Empfangs ist nicht das Backoffice

Die Rückwand ist das Möbel hinter dem Rezeptionsmitarbeiter, 45 bis 60 Zentimeter tief, in dem das Reserve-POS-Terminal, die Schlüssel und das Verbrauchsmaterial liegen. Sie ist fester Bestandteil der Einrichtung des Empfangsbereichs und steht im Blick, folgt also derselben Materialsprache wie der Tresen. Das Backoffice ist etwas anderes: ein geschlossener Raum mit Tür, in dem die Kasse abgerechnet wird, Rechnungen gedruckt werden, Besprechungen mit den Abteilungsleitern stattfinden und mit Lieferanten telefoniert wird, ohne dass jemand zuhört.

In Häusern bis zwanzig Zimmer fallen die beiden Räume zwangsläufig zusammen, und dann wird die Rückwand zu einem Möbel mit geschlossenen Fronten und Schloss statt mit offenen Fächern. Ab dreißig Zimmern funktioniert das Zusammenlegen nicht mehr: Das Geräusch des Druckers während eines Check-ins um halb fünf und die Telefonate des Direktors landen beim Gast, der gerade den Meldeschein unterschreibt.

Arbeitsplätze und Fläche

Die Arbeitsplätze zählst du nach den Personen, die gleichzeitig dort arbeiten, nicht nach dem Personalstand. Ein Hotel mit 60 Zimmern hat oft vier Rezeptionsmitarbeiter in drei Schichten, aber im Backoffice sind nie mehr als zwei gleichzeitig, abgesehen von der halben Stunde Überschneidung beim Schichtwechsel. Du brauchst trotzdem einen dritten Ablageplatz, und sei es nur eine Platte von 120 Zentimetern, denn diese halbe Stunde gibt es jeden Tag.

Direktion, Hausdame und Leiter der Haustechnik müssen sich abwechselnd in diesem Raum hinsetzen können. Ab fünfzig Zimmern lohnt es sich, das Büro der Direktion abzutrennen, denn dort werden Lieferanten und Bewerber empfangen, und es braucht eine Tür, die sich hinter einem vertraulichen Gespräch schließt.

Für die Mindestmaße von Arbeitsräumen gibt es in Italien allgemeine Vorgaben zu Fläche, Rauminhalt und Höhe aus den Arbeitsschutzvorschriften und den kommunalen Bauordnungen, die in Untergeschossen und Dachgeschossen zur entscheidenden Grenze werden. Bevor du ein Büro in einem Kellerraum einrichtest, lass es vom Fachplaner prüfen, denn eine Ausnahme ist nicht automatisch und betrifft die Nutzungsgenehmigung des gesamten Raums.

Der Schreibtisch, der Stuhl, die acht Meter Kabel

Die nutzbare Arbeitsfläche beträgt 160 mal 80 Zentimeter. Auf 140 mal 70 gehst du nur herunter, wenn der Raum nichts anderes zulässt, und unter diesem Maß arbeitet die Person mit der Tastatur an der Kante. Unter der Platte braucht es mindestens 65 Zentimeter freie Tiefe für die Beine und 60 Zentimeter lichte Breite, was bedeutet, dass der Rollcontainer seitlich steht und nicht vorne.

Hinter dem Stuhl sind 100 Zentimeter nötig, um aufzustehen und vorbeizugehen, 120, wenn dahinter noch jemand durchgeht. Mit zwei gegenüberstehenden Schreibtischen und einem Gang dahinter darf der Raum nicht schmaler als 3,20 Meter sein: 80 Schreibtisch, 100 Sitzbereich, 100 Sitzbereich, 80 Schreibtisch ergeben schon 3,60, also stehen die beiden Arbeitsplätze nebeneinander an derselben Wand und nicht gegenüber.

Am Stuhl wird immer gespart, und das sollte nicht sein. Acht Stunden am Tag auf einem Stuhl für 90 Euro bezahlst du mit Rücken und Krankheitstagen. Maßstab ist die europäische Norm für Bürostühle, mit in Höhe und Neigung verstellbarer Rückenlehne, Lendenstütze, verstellbaren Armlehnen und Fünfsternfuß mit Rollen, die zum Bodenbelag passen: Harte Rollen zerkratzen Parkett in einem Monat, genau wie Oberflächen, die dem Abrieb nicht standhalten, in den Durchgangsbereichen.

Für Kabel gilt eine einzige Regel: kein Kabel auf dem Boden. Kabelkanal unter der Platte, Kabeldurchlässe in der Platte, Steckdosenleiste am Schreibtischgestell befestigt und nie auf dem Boden, wo der Staubsauger dagegenstößt und wo sie sich am Tag der Kassenabrechnung löst. Jeder Arbeitsplatz braucht mindestens sechs Stromsteckdosen und zwei Datenanschlüsse, dazu die Anschlüsse für den zusätzlichen Bildschirm, der kommen wird, wenn du die Hotelsoftware wechselst.

Schränke, Tresor, Archiv

Die Schränke im Backoffice sind ausnahmslos abschließbar. Unterschiedliche Schlösser für die Schränke mit Personalunterlagen und für die mit Verbrauchsmaterial, und ein Verzeichnis, wer welchen Schlüssel hat. Tiefe 45 Zentimeter für Ringordner, die 32 tief sind und Platz für die Finger brauchen; 60 Zentimeter, wenn im selben Schrank auch Kartons und Gästeartikel landen. Fachböden mit 32-Millimeter-Lochraster sind die einzige Möglichkeit, nicht über jeder Ordnerreihe zehn Zentimeter zu verschenken. Es gelten dieselben Konstruktionskriterien wie bei den Schränken in den Zimmern: 18-Millimeter-Platte, ABS-Kante an allen Seiten, Metallscharniere und keine Kunststoff-Clips.

Der Haupttresor

Der Tresor im Backoffice ist nicht der aus den Zimmern. Er wird mit einer anerkannten Widerstandsklasse ausgewählt und muss vor allem verankert werden: Unter 300 Kilo tragen zwei Personen einen nicht verankerten Tresor mit einem Sackkarren weg, und das passiert. Verankert wird im Boden mit Verbundankern oder an der Wand, wenn das Modell dafür vorbereitet ist, und in jedem Fall wird die Stelle festgelegt, bevor der endgültige Boden verlegt wird.

Die Versicherungssumme der Police ist die Zahl, die bestimmt, wie viel Bargeld darin liegen darf. Die meisten Hotelpolicen setzen eine Grenze für Geld im Tresor und eine deutlich niedrigere für Geld außerhalb. Die Einnahmen zweimal pro Woche statt einmal zur Bank zu bringen, verändert das Risiko mehr als jedes Schloss und wirkt sich auf eine Position der jährlichen Betriebskosten aus, die kaum jemand budgetiert.

Der Tresor wird so platziert, dass er bei offener Tür nicht zu sehen ist. Ein Möbel davor, eine Nische, eine Tür: Wer für eine Lieferung hereinkommt, darf ihn nicht sehen.

Das Papierarchiv

Die Gästemeldescheine, die Arbeitsverträge, die Rechnungen, die beim Check-in unterschriebenen Formulare: alles Papier mit personenbezogenen Daten, das in abschließbaren Schränken in einem Raum mit beschränktem Zugang liegt, mit einer Liste der Personen, die sie öffnen dürfen. Das ist das Mindeste, was von jemandem verlangt wird, der beruflich Daten verarbeitet, und es gehört zu den Pflichten, die mit den Pflichten des Hoteliers gegenüber Gästen und Mitarbeitern einhergehen.

Ein Laufmeter Regal mit 32 Zentimetern Tiefe fasst etwa zwölf Ordner mit 8 Zentimetern Rückenbreite. Ein Hotel mit 50 Zimmern produziert pro Jahr 1,5 bis 2,5 Laufmeter Papier aus Buchhaltung, Personal und Wartung. Bewahrst du fünf Jahre auf, brauchst du zehn Laufmeter, also zwei hohe Schränke von 90 Zentimetern Breite mit je fünf Fachböden. Diese Rechnung gehört in die Planung, sonst liegen die Ordner im dritten Jahr auf den Schränken.

Du brauchst auch einen Aktenvernichter mit Partikelschnitt neben dem Drucker, denn ein Fehldruck mit den Daten eines Gastes landet nicht im Papierkorb.

Die Wand zur Halle

Der Gast darf nichts hören. Nicht die Telefonate, nicht den Drucker, nicht die Diskussion über die Sonntagsschicht. Eine Trockenbauwand mit doppelter Beplankung pro Seite und 60 Millimetern Mineralwolle erreicht auf dem Papier gute Dämmwerte, doch das tatsächliche Ergebnis entscheidet die Tür: ein leichtes Röhrenspantürblatt mit Luftspalt unten macht die Wand wirkungslos. Du brauchst eine Vollspantür mit umlaufender Dichtung und absenkbarer Bodendichtung.

Die beiden anderen Schwachstellen sind Elektrodosen, die auf beiden Seiten im selben Hohlraum liegen und um mindestens 40 Zentimeter versetzt werden müssen, und die durchgehende abgehängte Decke, die über die Trennwand hinweggeht: Endet der Trockenbau an der Abhangdecke, geht der Schall darüber hinweg. Die Wand muss bis zur Rohdecke reichen.

Die Überlegung gilt auch umgekehrt. In einem Haus, in dem Halle, Lobby und Rezeption getrennte Räume sind, muss das Backoffice auch vor dem Lärm der Halle geschützt sein, sonst arbeitet, wer um 23 Uhr die Kasse abrechnet, mit der Hintergrundmusik der Bar.

Eine Durchreiche oder Öffnung zwischen Rückwand und Backoffice erleichtert den Mitarbeitern das Leben und zerstört die Akustik. Wenn du sie willst, dann mit einer vollständig schließenden Schiebetür und nicht als offene Öffnung.

Licht und Bildschirme

Fünfhundert Lux auf der Arbeitsfläche sind der Richtwert für das Büro, mit Leuchten geringer Leuchtdichte, damit es keine Spiegelungen auf den Monitoren gibt. Die Zahl, die du im Datenblatt prüfst, ist der Blendungsindex, der für ein Büro mit Bildschirmarbeitsplätzen unter 19 liegen muss. Eine billige Deckenleuchte mit demselben Lichtstrom, aber ohne Abschirmung erzeugt jenen weißen Reflex, der zwingt, den Bildschirm nach unten zu neigen, und nach drei Monaten arbeitet die Person mit gebeugtem Nacken.

Der Monitor steht seitlich zum Fenster, nie davor und nie mit dem Rücken dazu. Mit dem Fenster im Rücken spiegelt der Bildschirm das Außenlicht, mit dem Fenster davor arbeitet das Auge acht Stunden zwischen zwei sehr unterschiedlichen Leuchtdichten. Lichtfilternde Rollos gehören von Anfang an ins Leistungsverzeichnis.

In Backoffices ohne Fenster brauchst du Licht mit einer Farbtemperatur um 4000 K und eine Arbeitsleuchte auf dem Schreibtisch für die Abendstunden. Ein Raum ohne Fenster wirft auch Fragen der Belüftung und der hygienischen Anforderungen auf, die vor der Nutzung als fester Arbeitsplatz mit dem Fachplaner geklärt werden müssen.

Der Drucker, das Rack, die Wärme

Ein Büro-Multifunktionsgerät belegt 60 mal 70 Zentimeter Fläche, braucht 60 Zentimeter Platz davor zum Öffnen der Fächer und macht beim Drucken ein Geräusch, das sich in einem Raum mit 14 m² nicht ignorieren lässt. Es kommt auf ein eigenes Möbel, am besten in eine Nische mit schalldämmender Tür, nie auf den Schreibtisch.

Der Wandschrank für das Rack mit 12 Höheneinheiten und 60 Zentimetern Tiefe nimmt Switch, Router, Telefonanlage und Videorekorder auf. Er gibt 300 bis 800 Watt Wärme ab, die man in einem kleinen geschlossenen Raum voll spürt: Du brauchst ein Lüftungsgitter oder einen thermostatgesteuerten Lüfter, und in Häusern über achtzig Zimmern oft ein eigenes kleines Klimagerät. Das Rack gehört nicht über die Schreibtische, denn gewartet wird mit Leiter und herunterhängenden Kabeln.

Die USV steht am Boden, aber auf einem Sockel, nie auf dem nackten Boden eines Raums, der an die Wäscherei oder einen Technikraum grenzt. Das sind dieselben Kontrollen, die auf die Checkliste vor der Eröffnung gehören, und das ist der richtige Zeitpunkt dafür, denn im laufenden Betrieb ein Rack zu versetzen heißt, die Hotelsoftware anzuhalten.

Was falsch gemacht wird

Der zu schmale Raum ist der häufigste Fehler: 2,40 Meter Breite wirken viel, bis ein Schreibtisch von 80 und ein Stuhl darin stehen. Der zweite Fehler ist die Tür, die nach innen aufgeht und gegen den Rollcontainer schlägt. Der dritte ist das Fehlen einer Ablage für den Schichtleiter, der hereinkommt, einen Bildschirm ansieht und wieder geht: Ohne diese Platte stützt er sich auf den Schreibtisch dessen, der gerade arbeitet.

Dann gibt es den gut gemachten Raum, dessen Fenster auf den Wirtschaftshof geht, wo um sechs Uhr morgens der Wäsche-Lkw ankommt. Das löst ein schalldämmendes Verbundglas, aber nur, wenn du beim Fenstertausch daran denkst und nicht danach.

Häufige Fragen