الباك أوفيس في الفندق: كيف تؤثث المكتب خلف الاستقبال

يُحسب حجم الباك أوفيس في الفندق على أساس 6-8 أمتار مربعة لكل محطة عمل ثابتة، وهذا يعني 12-16 متراً مربعاً إجمالاً في منشأة من 30 غرفة يعمل فيها شخص أو اثنان. لكن المساحة هي أقل القيود خداعاً: المشكلة الحقيقية أن هذه الغرفة تجاور البهو ويجب أن تبقى صامتة، وأن في داخلها الخزنة الرئيسية والأرشيف الورقي وكل النقد الذي يدخل في اليوم.

الخزانة الخلفية ليست الباك أوفيس

الخزانة الخلفية هي قطعة الأثاث خلف موظف الاستقبال، بعمق 45-60 سنتيمتراً، حيث يوجد جهاز نقاط البيع الاحتياطي والمفاتيح والمستهلكات. إنها جزء لا يتجزأ من أثاث قاعة الاستقبال وتكون ظاهرة، فتتبع لغة المواد نفسها التي يتبعها الكاونتر. أما الباك أوفيس فشيء آخر: غرفة مغلقة لها باب، تُجرى فيها تسويات الصندوق، وتُطبع الفواتير، وتُعقد الاجتماعات مع رؤساء الأقسام، ويُتحدث فيها هاتفياً مع الموردين دون أن يسمع أحد.

في المنشآت حتى عشرين غرفة يتطابق المكانان بالضرورة، وعندها تصبح الخزانة الخلفية قطعة بأبواب مصمتة وقفل بدلاً من الرفوف المفتوحة. فوق ثلاثين غرفة لا يعود الجمع بينهما ممكناً: ضجيج الطابعة أثناء تسجيل الوصول في الرابعة والنصف ومكالمات المدير تقع على مسامع الضيف الذي يوقّع بطاقته.

محطات العمل والمساحة

تُحسب محطات العمل على عدد الأشخاص الذين يعملون في اللحظة نفسها، لا على عدد الموظفين. فندق من 60 غرفة لديه غالباً أربعة موظفي استقبال على ثلاث نوبات، لكن في الباك أوفيس لا يوجد أكثر من اثنين في وقت واحد، باستثناء نصف ساعة التداخل عند تبديل النوبة. ومع ذلك تحتاج إلى موضع ثالث للاستناد، ولو مجرد سطح بطول 120 سنتيمتراً، لأن نصف الساعة تلك موجودة كل يوم.

المدير ومشرفة التدبير الفندقي ومسؤول الصيانة يحتاجون إلى الجلوس في تلك الغرفة بالتناوب. فوق خمسين غرفة يستحسن فصل مكتب الإدارة، الذي يستقبل الموردين والمرشحين ويحتاج إلى باب يُغلق على محادثة سرية.

بخصوص الحد الأدنى لأبعاد أماكن العمل، توجد في إيطاليا متطلبات عامة للمساحة والحجم والارتفاع تنص عليها تشريعات السلامة في العمل ولوائح البناء البلدية، وتصبح القيد الحاسم في الأقبية والعلّيات. قبل أن تقتطع مكتباً من فراغ تحت الأرض يستحسن أن يتحقق منه الفني المختص، لأن الاستثناء ليس تلقائياً ويخص صلاحية الغرفة كلها للاستخدام.

المكتب، الكرسي، الأمتار الثمانية من الكابلات

سطح العمل المفيد 160 في 80 سنتيمتراً. لا تنزل إلى 140 في 70 إلا حين لا تسمح المساحة بغير ذلك، وتحت هذا المقاس يعمل الشخص ولوحة المفاتيح على الحافة. تحت السطح تحتاج إلى 65 سنتيمتراً حرة على الأقل في العمق للساقين و60 في العرض الصافي، ما يعني أن وحدة الأدراج توضع جانبياً لا أمامياً.

خلف الكرسي يلزم 100 سنتيمتر للنهوض والمرور، و120 إذا كان أحد آخر يمر خلفه. مع مكتبين متقابلين وممر خلفهما، لا يمكن أن يقل عرض الغرفة عن 3.20 متر: 80 للمكتب، و100 للجلوس، و100 للجلوس، و80 للمكتب تصنع 3.60 سلفاً، لذا يجب وضع المحطتين متجاورتين على الجدار نفسه لا متقابلتين.

المقعد هو البند الذي يُوفَّر فيه دائماً ولا ينبغي. ثماني ساعات يومياً على كرسي بسعر 90 يورو تُدفع ثمناً في الظهور وفي أيام المرض. المرجع هو المعيار التقني الأوروبي لمقاعد المكاتب، بظهر قابل لضبط الارتفاع والميل، ودعامة قطنية، ومساند ذراعين قابلة للضبط، وخمسة أذرع بعجلات تناسب نوع الأرضية: العجلات الصلبة على الباركيه تخدشه في شهر، تماماً مثل التشطيبات التي لا تصمد أمام الاحتكاك في مناطق العبور.

في الكابلات قاعدة واحدة فقط: لا كابل على الأرض. قناة تحت السطح، وفتحات تمرير على السطح، ومشترك كهربائي مثبّت على هيكل المكتب وليس موضوعاً على الأرضية، حيث تصطدم به المكنسة وحيث ينفصل يوم تسوية الصندوق. كل محطة تريد ست مقابس كهرباء على الأقل ومقبسَي بيانات، إضافة إلى مقابس الشاشة الإضافية التي ستأتي حين تغيّر نظام الإدارة.

الخزائن، الخزنة، الأرشيف

خزائن الباك أوفيس كلها تُقفل بالمفتاح، بلا استثناء. أقفال مختلفة للخزائن التي فيها وثائق الموظفين وتلك التي فيها المستهلكات، وسجل بمن يحمل أي مفتاح. عمق 45 سنتيمتراً لملفات الحلقات، التي يبلغ عمقها 32 وتحتاج إلى مكان للأصابع؛ و60 سنتيمتراً إذا كانت الصناديق ومستلزمات الضيافة ستوضع في الخزانة نفسها. الرفوف القابلة للضبط بخطوة 32 مليمتراً هي الطريقة الوحيدة لتجنب عشرة سنتيمترات مهدورة فوق كل صف من الملفات. تنطبق المعايير الإنشائية نفسها التي تنطبق على خزائن الغرف: لوح بسماكة 18 مليمتراً، وحافة ABS على كل الجوانب، ومفصلات معدنية لا بلاستيكية بالكبس.

الخزنة الرئيسية

خزنة الباك أوفيس ليست خزنة الغرف. يجب اختيارها بتصنيف مقاومة معترف به، والأهم أن تُثبَّت: تحت 300 كيلوغرام يمكن لشخصين حمل خزنة غير مثبّتة بعربة، وهذا يحدث. التثبيت يكون في الأرضية بمسامير كيميائية، أو في الجدار إذا كان الطراز مهيأً لذلك، وفي كل الأحوال يجب تحديد الموضع قبل تركيب الأرضية النهائية.

سقف وثيقة التأمين هو الرقم الذي يحدد كم من النقد يمكن الاحتفاظ به داخلها. معظم وثائق تأمين الفنادق تحدد سقفاً للمال داخل الخزنة وآخر، أدنى بكثير، للمال خارجها. نقل الإيراد إلى البنك مرتين في الأسبوع بدلاً من مرة يغيّر الخطر أكثر من أي قفل، ويؤثر في بند من تكاليف التشغيل السنوية لا يدرجه أحد تقريباً في الميزانية.

يجب وضع الخزنة بحيث لا تُرى من الباب المفتوح. قطعة أثاث أمامها، أو تجويف، أو باب خزانة: كل من يدخل لتسليم شيء لا يجب أن يراها.

الأرشيف الورقي

بطاقات تسجيل النزلاء، وعقود الموظفين، والفواتير، والاستمارات الموقّعة عند تسجيل الوصول: كلها أوراق تحمل بيانات شخصية، ويجب حفظها في خزائن مقفلة بالمفتاح في غرفة محدودة الدخول، مع قائمة بمن يمكنه فتحها. هذا الحد الأدنى المطلوب ممن يعالج البيانات بحكم عمله، ويدخل ضمن الالتزامات التي ترافق واجبات صاحب الفندق تجاه الضيوف والموظفين.

متر طولي من الرفوف بعمق 32 سنتيمتراً يتسع لنحو اثني عشر ملفاً بظهر عرضه 8 سنتيمترات. فندق من 50 غرفة ينتج بين 1.5 و2.5 متر طولي من الورق سنوياً بين المحاسبة والموظفين والصيانة. إذا احتفظت بها خمس سنوات، تحتاج إلى عشرة أمتار طولية، أي خزانتين عاليتين بعرض 90 سنتيمتراً بخمسة رفوف لكل منهما. يجب إجراء الحساب وقت التصميم، وإلا ففي السنة الثالثة ستكون الملفات فوق الخزائن.

تحتاج أيضاً إلى آلة إتلاف مستندات بقص متقاطع بجانب الطابعة، لأن الطبعة الخاطئة التي تحمل بيانات ضيف لا تنتهي في سلة الورق.

الجدار المطل على البهو

يجب ألا يسمع الضيف شيئاً. لا المكالمات، ولا الطابعة، ولا النقاش حول نوبة الأحد. جدار من الجبس بلوحين مزدوجين لكل جانب مع عازل من الصوف المعدني بسماكة 60 مليمتراً يحقق أداء عزل جيداً على الورق، لكن النتيجة الحقيقية يقررها الباب: باب مجوّف خفيف بفتحة تحته يُبطل مفعول الجدار. تحتاج إلى باب مصمت، بحشوة محيطية ومانع تيار هواء مخفي في الأسفل.

نقطتا الضعف الأخريان هما العلب الكهربائية المطلة على الجانبين في الفراغ نفسه، ويجب إزاحتها عن بعضها 40 سنتيمتراً على الأقل، والسقف المعلّق المتصل الذي يعبر فوق الجدار الفاصل: إذا توقف الجبس عند السقف المعلّق، يمر الصوت من فوق. يجب أن يصل الجدار إلى البلاطة الخرسانية.

المنطق نفسه يصح بالعكس. في منشأة يكون فيها البهو واللوبي والاستقبال فضاءات منفصلة، يجب أن يُحمى الباك أوفيس أيضاً من ضجيج البهو، وإلا فمن يجري تسوية الصندوق في الحادية عشرة ليلاً يعمل على موسيقى البار الخلفية.

كوة تمرير أو فتحة بين الخزانة الخلفية والباك أوفيس تسهّل حياة الموظفين وتدمّر العزل الصوتي. إذا أردتها، فلتكن بباب منزلق يُغلق بالكامل لا فتحة مكشوفة.

الضوء والشاشات

خمسمئة لوكس على سطح العمل هي القيمة المرجعية للمكتب، بوحدات إضاءة منخفضة السطوع حتى لا تنعكس على الشاشات. الرقم الذي يجب التحقق منه في البطاقة الفنية هو مؤشر الوهج، الذي يجب أن يبقى تحت 19 في مكتب بشاشات عرض. وحدة سقفية رخيصة بالتدفق نفسه لكن بلا حاجب تنتج ذلك الانعكاس الأبيض الذي يجبرك على إمالة الشاشة إلى الأسفل، وبعد ثلاثة أشهر يعمل الشخص ورقبته منحنية.

توضع الشاشة بجانب النافذة، ليس أبداً أمامها ولا خلفها. حين تكون النافذة خلفك تعكس الشاشة الضوء الخارجي، وحين تكون أمامك تعمل العين بين سطوعين مختلفين جداً لثماني ساعات. الستائر الدوّارة المرشِّحة للضوء هي الحل الذي يجب إدراجه في دفتر المواصفات من البداية.

في الباك أوفيس المقتطع من غرف بلا نوافذ تحتاج إلى ضوء بدرجة حرارة لونية في حدود 4000 K، ووحدة إضاءة موضعية على المكتب تُشعل في ساعات المساء. الغرفة بلا نوافذ تطرح أيضاً مسألة التهوية والمتطلبات الصحية التي يجب التحقق منها مع الفني المختص قبل تخصيصها كمحطة عمل ثابتة.

الطابعة، الخزانة الشبكية، الحرارة

طابعة مكتبية متعددة الوظائف تشغل 60 في 70 سنتيمتراً من السطح، وتحتاج إلى 60 سنتيمتراً حرة أمامها لفتح الأدراج، وتصدر أثناء الطباعة ضجيجاً يستحيل تجاهله في غرفة مساحتها 14 متراً مربعاً. يجب وضعها على قطعة أثاث مخصصة، ويفضَّل في تجويف بباب عازل للصوت، وليس أبداً على المكتب.

خزانة الشبكة الجدارية بسعة 12 وحدة وعمق 60 سنتيمتراً تحتضن المحوّل والراوتر والمقسم الهاتفي ومسجل الفيديو. تبدد بين 300 و800 واط، تشعر بها كلها في غرفة صغيرة ومغلقة: تحتاج إلى شبكة تهوية أو مروحة بمنظم حرارة، وفي المنشآت فوق ثمانين غرفة غالباً إلى مكيف صغير مخصص. لا تُعلَّق خزانة الشبكة فوق المكاتب، لأن الصيانة تتم بالسلّم والكابلات متدلية.

يوضع جهاز الطاقة غير المنقطعة على الأرض لكن فوق قاعدة، وليس أبداً على الأرضية العارية لغرفة تجاور المغسلة أو غرفة فنية. إنها الفحوصات نفسها التي تُدرج في قائمة التحقق قبل الافتتاح، وهذا هو الوقت المناسب لإجرائها، لأن نقل خزانة الشبكة بعد بدء التشغيل يعني إيقاف نظام الإدارة.

ما الذي يُخطأ فيه

الغرفة الضيقة جداً هي الخطأ الأكثر تكراراً: عرض 2.40 متر يبدو كثيراً حتى تضع فيه مكتباً بعمق 80 وكرسياً. الخطأ الثاني هو الباب الذي يُفتح إلى الداخل ويصطدم بوحدة الأدراج. الثالث غياب نقطة استناد لرئيس النوبة الذي يدخل وينظر إلى شاشة ويخرج: من دون ذلك السطح، يستند إلى مكتب من يعمل.

ثم هناك الغرفة المنفذة جيداً لكن بنافذة تطل على فناء الخدمة حيث تصل شاحنة البياضات في السادسة صباحاً. يُحل الأمر بزجاج مصفّح عازل للصوت، لكن فقط إذا فكرت فيه حين تُغيَّر النوافذ لا بعد ذلك.

أسئلة شائعة