Um hoteleiro recebe do fornecedor um PDF de duas páginas com um número de homologação, uma classe e o carimbo de um laboratório. A pergunta que faz, e que é a certa, é se com aquela folha na mão está coberto.
Para lá chegar é preciso saber que existem três documentos distintos, com três autores diferentes: o certificado de homologação, emitido por quem fabrica; a declaração de conformidade do fornecimento, emitida por quem entrega; a declaração de correta aplicação, emitida por quem instala os materiais de revestimento. O PDF pertence ao primeiro tipo, e é o mais fácil de obter.
Índice
O certificado de homologação: o documento que chega quase sempre
Nas verificações documentais que acontece fazer em hotéis já mobilados, o documento presente nove vezes em dez é a homologação do fabricante, muitas vezes fotocopiada ou reencaminhada por email. É um documento verdadeiro, com um número verdadeiro. O problema é aquilo que atesta.
O que atesta o certificado de homologação do mobiliário (e o que não atesta)
Atesta que uma determinada peça, ensaiada numa determinada configuração num laboratório autorizado, obteve uma classe de reação ao fogo. Para os estofados a classe é 1 IM; para tecidos, alcatifas, revestimentos murais e painéis fala-se de Classe 1, de Classe 0 para os incombustíveis, ou de uma sigla europeia do tipo B-s1,d0.
O sujeito da frase é o modelo, não o teu fornecimento. Funciona como o certificado de homologação de um modelo de automóvel: diz que aquele modelo passou nos ensaios, não diz nada sobre o exemplar estacionado na tua garagem. A Classe 1 IM certifica uma configuração ensaiada de enchimento, tecido e estrutura, e basta mudar o revestimento ou a espuma para que esse resultado deixe de valer.
Declaração de conformidade e de correta aplicação: os elos que quase ninguém tem
O segundo documento é a declaração de conformidade do fornecimento. É emitida pelo fornecedor para ti, referida àquela entrega, e liga o certificado aos móveis fisicamente presentes no hotel. Sem este passo, a homologação fica uma afirmação sobre um catálogo.
O terceiro documento diz respeito à obra. Alcatifas, revestimentos murais, painéis, tetos falsos e cortinados são homologados numa certa configuração de aplicação: um tipo de cola, um tipo de suporte, uma certa caixa de ar. Aplicados de outra forma, comportam-se de outra forma. A declaração de correta aplicação atesta que a instalação foi feita nas condições do ensaio, e é assinada por quem executou o trabalho. Para o mobiliário fixado na parede, a sua pertinência deve ser decidida caso a caso com o técnico que acompanha o processo de segurança contra incêndios.
| Documento | Quem o emite | A que responde |
|---|---|---|
| Certificado de homologação | Fabricante, com base no ensaio de laboratório | Este modelo foi ensaiado e obteve esta classe |
| Declaração de conformidade do fornecimento | Fornecedor que entrega | O que te entreguei é aquele modelo, naquela configuração |
| Declaração de correta aplicação | Instalador | Apliquei-o segundo as condições do ensaio |
| Declaração de tratamento ignífugo | Empresa que faz o tratamento | Tratei estes materiais nesta data, com validade até |
Que elementos deve ter um certificado ignífugo válido
Num certificado de homologação: o número, único e legível; a classe atribuída; a identificação da peça com denominação comercial e código; a descrição da configuração ensaiada, que num estofado significa tipo de estrutura, tipo e densidade do enchimento, revestimento; o titular da homologação; o laboratório e a referência do relatório de ensaio; as datas de emissão e, quando prevista, de validade ou renovação.
Numa declaração de conformidade do fornecimento: os teus dados e o endereço de entrega; a referência à encomenda e aos documentos de transporte, com número e data da guia de remessa; a lista dos artigos com as quantidades, na forma “24 poltronas modelo X, revestimento tecido Y cor Z”; a referência ao número de homologação aplicável a cada artigo; data e assinatura de quem tem poderes para obrigar a empresa.
Certificados sem valor: como reconhecer uma declaração genérica
Uma folha timbrada que afirma “os nossos produtos cumprem a legislação em vigor” é uma frase de cortesia. Não contém um número, não contém um código de artigo, não contém uma quantidade, por isso não liga nada a nada e numa verificação vale zero. O mesmo destino tem a ficha técnica comercial que traz a menção “tecido ignífugo” e mais nada.
A cadeia documental que liga o certificado ao mobiliário no quarto
Aqui está o centro do problema, e é a razão pela qual hotéis que compraram produtos perfeitamente conformes não conseguem prová-lo.
Uma homologação IM está ligada a uma configuração precisa, e num fornecimento hoteleiro é normal que o mesmo modelo de poltrona saia em três ou quatro revestimentos diferentes: um por piso, um para o lobby, um para as suites. Cada variante gera uma situação documental própria.
Para que o dossier se aguente, tem de existir uma sequência em que cada peça remete para a anterior: encomenda, confirmação da encomenda, lista de produção com o lote de tecido e de espuma, guia de remessa, declaração de conformidade, homologação. Se a declaração cita o número da guia e a guia cita os mesmos códigos de artigo da confirmação da encomenda, a cadeia fecha-se e aguenta mesmo anos depois. Se a declaração é uma folha genérica, a cadeia nunca existiu.
É por isso que a fileira controlada mantém a rastreabilidade dos lotes de tecido e de poliuretano encomenda a encomenda: sem esse registo ninguém pode escrever, dois anos depois, que revestimento tinham de facto as poltronas do terceiro piso.
Um cuidado que custa dez minutos na entrega: antes de assinares a guia, verifica se os códigos de revestimento indicados correspondem ao que estás a descarregar e fotografa o mobiliário com as etiquetas de identificação visíveis. É o momento em que uma discrepância custa menos.
Validade dos certificados: que documentos envelhecem e quais não
Três situações que se confundem constantemente.
A homologação da peça tem uma validade administrativa que se lê no documento e é mantida pelo titular. Não caduca no sentido de a poltrona se tornar perigosa, mas uma homologação emitida há muitos anos deve ser verificada em vez de ser dada como boa.
A declaração de conformidade do teu fornecimento não tem validade, porque regista um facto ocorrido numa data. Continua válida enquanto os móveis forem os mesmos: se mudares o revestimento, essa folha deixa de descrever a realidade.
O tratamento ignífugo aplicado posteriormente tem, pelo contrário, uma validade explícita, indicada pela empresa que o faz em anos ou em número de lavagens admitidas. Em cortinados e tecidos de parede de um hotel, onde as lavagens são frequentes, a validade real termina antes da nominal. Deve ser posta no calendário como qualquer manutenção periódica, e é a única data de que alguém tem de se lembrar.
Onde guardar os certificados ignífugos do mobiliário
O sítio certo é o dossier de segurança contra incêndios do hotel, juntamente com o resto da documentação de prevenção. A forma certa é a que sobrevive à mudança de diretor.
Os hotéis que numa inspeção se despacham em meia hora têm todos as mesmas quatro coisas: uma cópia em papel num dossier identificado guardado no escritório e não no armazém; uma cópia digital numa pasta partilhada da empresa, nunca no email pessoal de um funcionário, organizada por ano e por fornecimento; um índice de uma página que enumera o que foi comprado, quando, a quem, com que documento e onde está esse documento; uma cópia entregue ao profissional de segurança contra incêndios que acompanha o processo.
O índice é a parte que faz a diferença, porque é a folha que permite a um diretor acabado de chegar orientar-se sem reconstituir nada.
O que fazer se o fornecedor não entregar o certificado ignífugo
Acontece muitas vezes, quase sempre por desorganização e não por má-fé. A verdadeira alavanca exerce-se antes da encomenda, pondo por escrito que o fornecimento inclui a documentação de reação ao fogo referida ao próprio fornecimento e condicionando o saldo à sua entrega. Funciona porque atua quando ainda tens alguma coisa na mão.
Na entrega, se a documentação faltar, anota-o no documento de transporte no momento da assinatura. Depois da entrega é precisa uma interpelação formal com prazo, por correio eletrónico certificado ou carta registada, e não um telefonema. Se quem te vendeu coordena diretamente a fileira que fabricou, a resposta chega depressa; se é um revendedor, tem de recorrer ao fabricante, e os prazos alongam-se.
Se não chegar nada, o problema continua a ser teu perante o comando dos bombeiros. Os caminhos possíveis são a interpelação para cumprimento, a reclamação por defeito do bem fornecido e, em paralelo, a verificação com o profissional de segurança contra incêndios da via mais rápida para regularizar: nalguns casos podem fazer-se ensaios em amostras recolhidas, com custos e prazos que dependem do laboratório.
Voltar a forrar os estofados e manter o certificado válido
A pergunta chega pontualmente quando os tecidos estão gastos nos braços e as estruturas ainda estão sãs. As opções documentais são duas limpas e uma a avaliar com números.
A primeira é voltar a forrar com um tecido já coberto por um ensaio em combinação com aquele enchimento: exige que o fabricante original seja contactável e saiba dizer que revestimentos estão incluídos. A segunda é substituir o estofado, o que, quando a estrutura tem de ser revista de qualquer modo, custa muitas vezes menos do que nova forra mais ensaio e recomeça com documentação limpa. A terceira, mandar fazer um novo ensaio ao conjunto resultante, só faz sentido em quantidades importantes, porque o custo do ensaio é fixo e tem de ser repartido por dezenas de peças idênticas.
O que não é uma opção é voltar a forrar com um tecido Classe 1 comprado à parte e dar a poltrona como resolvida. O mesmo raciocínio vale para as cabeceiras de cama para hotel, que nas renovações passam quase sempre por um estofador externo ao fornecimento.
O certificado de homologação sozinho basta para a inspeção dos bombeiros?
Não, sozinho não, e não por ser um documento fraco. É correto e serve, mas responde a uma pergunta diferente da que te vão fazer. O certificado diz que um modelo de poltrona passou no ensaio; o comando pede que as poltronas para hotel presentes no lobby sejam essas, naquele revestimento, naquela quantidade. A ligar as duas coisas há apenas a declaração de conformidade referida ao fornecimento, com os números das guias e os códigos de artigo.
Se tens na mão o PDF e mais nada, o passo a dar é pedir por escrito a declaração referida às tuas entregas, citando a encomenda e as guias. Se a compra é recente e o saldo ainda não foi pago, o pedido é satisfeito em poucos dias. A legislação de segurança contra incêndios aplicada ao mobiliário estabelece que documentos o comando pede em concreto numa inspeção e em que ocasiões.
Perguntas frequentes sobre o certificado ignífugo do mobiliário de hotel
Que diferença há entre certificado de homologação e declaração de conformidade?
O certificado de homologação atesta que um modelo, numa determinada configuração, passou nos ensaios de reação ao fogo: diz respeito ao produto em geral. A declaração de conformidade é emitida pelo fornecedor para o teu fornecimento específico e liga essa homologação às peças efetivamente entregues, com encomenda, guia, modelos, revestimentos e quantidades. São precisas as duas.
O certificado ignífugo do mobiliário caduca?
A homologação da peça tem uma validade administrativa a verificar no documento e a manter pelo titular. A declaração de conformidade do fornecimento não caduca, mas deixa de corresponder à realidade se o mobiliário for alterado, por exemplo forrado de novo. O tratamento ignífugo aplicado posteriormente em cortinados e tecidos tem, pelo contrário, uma validade explícita e deve ser renovado.
Posso usar a certificação do tecido em vez da da poltrona?
Não. Para os estofados a classificação é Classe 1 IM e diz respeito ao conjunto de estrutura, enchimento e revestimento ensaiados na mesma configuração. Um certificado que atesta a Classe 1 apenas do tecido não cobre a poltrona revestida com ele. É o equívoco mais comum e também o mais fácil de detetar numa inspeção.
Onde devo guardar os certificados do mobiliário?
No dossier de segurança contra incêndios do hotel, em cópia de papel no escritório e em cópia digital numa pasta partilhada da empresa, nunca no email pessoal de um funcionário. Acrescenta um índice de uma página com compras, datas, fornecedores e localização dos documentos, e entrega uma cópia ao profissional que acompanha o processo de segurança contra incêndios.
