Die Abnahme ist der Moment, in dem der Auftrag den Besitzer wechselt. Ist das Protokoll ohne Vorbehalte unterschrieben, geht das Risiko auf den Hotelier über, der Anspruch auf die Schlusszahlung entsteht, und beanstanden lassen sich nur noch Mängel, die bei der Prüfung nicht erkennbar waren. Deshalb wird nicht am Ende eines Montagetags unterschrieben, bei ausgeschaltetem Licht, während der Lkw des Lieferanten in zweiter Reihe steht. Unterschrieben wird nach einem Rundgang in Ruhe, mit Zollstock, Wasserwaage und einer schriftlichen Liste.
In der Praxis gliedert sich die Abnahme einer Hotelausstattung in drei Schritte, die oft verwechselt werden: die Prüfung der Ware auf Übereinstimmung bei der Anlieferung, die Prüfung der Montage in fertigen Zimmern und die förmliche Annahme mit Protokoll. Wer den ersten Schritt auslässt, diskutiert über eine abgeplatzte Tür, wenn die Verpackung schon auf der Deponie liegt und niemand mehr sagen kann, ob der Schaden aus der Produktion oder vom Transport stammt.
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Stichprobe oder alles
Bei zwanzig Zimmern wird alles geprüft. Ab fünfzig kostet die Vollprüfung mehr, als sie bringt, und man geht zur statistischen Stichprobe über. Der in der Industrie übliche Maßstab ist der Stichprobenplan für die Attributprüfung mit normalem Prüfniveau und einer annehmbaren Qualitätsgrenzlage um 2,5 Prozent: Aus einem Los von zweihundert gleichartigen Teilen werden zweiunddreißig Proben gezogen, und das Los wird mit höchstens zwei Mängeln angenommen.
Im Hotel-Contract lässt sich das vereinfachen, ohne an Strenge zu verlieren. Vollprüfung der Pilotzimmer, also der ersten fünf montierten, und aller nicht wiederkehrenden Arbeiten wie Tresen, maßgefertigte Wandverkleidungen und Einzelstücke der Halle. Prüfung von 20 bis 30 Prozent der Serienzimmer. Zeigen sich in dieser Stichprobe Mängel über der vereinbarten Schwelle, wird die Prüfung auf Kosten des Lieferanten auf hundert Prozent ausgeweitet. Diese Klausel gehört ins Leistungsverzeichnis, bevor die Bestellung unterschrieben wird, denn am Ende der Baustelle akzeptiert sie niemand mehr.
Die Pilotzimmer sind auch die, in denen die montierten Möbel mit dem in der Planungsphase freigegebenen Musterzimmer verglichen werden. Wurde das Musterzimmer unterschrieben, ist es die vertragliche Referenz: Oberfläche, Farbton, Griff, Kantenstärke. Abweichungen davon werden ohne Diskussion beanstandet.
Die Toleranzen, die akzeptiert werden
Ein Maßmöbel ist kein Uhrwerk, und wer absolut null verlangt, landet nur in fruchtlosen Streitigkeiten. Aber die Toleranzen müssen schriftlich festgelegt sein, sonst verwendet jeder seine eigenen.
| Prüfung | Akzeptable Toleranz | Wie gemessen wird |
|---|---|---|
| Fuge zwischen zwei benachbarten Türen | 2-3 mm nominal, Abweichung max. 0,5 mm | Fühlerlehre oder Messschieber, an drei Stellen |
| Flächenbündigkeit nebeneinanderliegender Türen | max. 1 mm | steifes Lineal von 1 m und Fühlerlehre |
| Winkligkeit eines Korpus | Differenz der Diagonalen max. 2 mm auf 1 m | Maßband über beide Diagonalen |
| Ebenheit einer Platte | max. 1 mm auf 1 m Lineal | Lineal von 1 m in mehreren Richtungen |
| Lotrechte Lage eines montierten Elements | max. 1 mm pro Meter Höhe | Wasserwaage von 2 m |
| Waagerechte Ausrichtung mehrerer Elemente | max. 2 mm auf 3 m | Schnur oder Kreuzlinienlaser |
| Fuge zwischen Möbel und Wand | max. 5 mm, mit Abdeckleiste verdeckt | Lineal und Fühlerlehre |
| Farbtonunterschied zwischen benachbarten Teilen | auf 1 m bei Zimmerlicht nicht wahrnehmbar | Sichtvergleich mit unterschriebenem Muster |
Die letzte Zeile sorgt für die meisten Diskussionen, denn der Farbton von Holz variiert von Natur aus. Der Weg, damit umzugehen, ist, im Leistungsverzeichnis das Betrachtungskriterium festzulegen, also Abstand, Licht und Winkel, und die unterschriebenen Oberflächenmuster aufzubewahren. Ohne unterschriebenes Muster gewinnst du keine Beanstandung zur Farbe.
Bei der Montage in einem Haus, das weiter Gäste empfängt, kommt ein zusätzliches Kriterium hinzu: Das Zimmer wird sauber und verkaufsbereit zurückgegeben, nicht nur montiert. Wer schon eine Baustelle bei laufendem Hotelbetrieb organisiert hat, weiß, dass der Unterschied zwischen „montiert“ und „verkaufsfähig“ einen halben Tag pro Zimmer ausmacht, und dieser halbe Tag muss im Vertrag dem zugewiesen werden, der ihn leisten soll.
Sichtbare Mängel und Mängel, die sich später zeigen
Mängel, die bei einer gewöhnlichen Prüfung erkennbar sind, werden bei der Abnahme beanstandet. Das sind Kratzer, abgeplatzte Kanten, Türen außer Winkel, schiefe Griffe, fehlende Füße, Maserungen, die nicht dem Muster entsprechen.
Mängel, die bei der Prüfung nicht erkennbar waren, lassen sich später beanstanden. Das sind die aufgequollene Platte an der Stelle, an der die Kante nicht hielt, das Scharnier, das sich nach dreitausend Zyklen lockert, die Oberfläche, die unter Licht vergilbt, der Leim, der an der dem Baddampf ausgesetzten Seite nachgibt. Beim Werkvertrag setzt das italienische Zivilgesetzbuch eine kurze Ausschlussfrist ab Entdeckung des Mangels, in der Regel sechzig Tage, und eine Verjährungsfrist von zwei Jahren ab Übergabe des Werks. Das sind enge Fristen: Wenn das Housekeeping ein Problem meldet, geht die förmliche Mitteilung an den Lieferanten noch am selben Tag raus, nicht bei der Besprechung im Folgemonat.
Deshalb wird das Mängelregister mit der Abnahme nicht geschlossen. Es bleibt mindestens ein Jahr offen, mit einem Blatt pro Zimmer, und wird mit dem Plan der Möbelwartung abgeglichen: Taucht derselbe Schaden in zwanzig von achtzig Zimmern auf, ist das kein Verschleiß, sondern ein Liefermangel.
Was von Hand geprüft wird, Stück für Stück
Die Türen werden fünfmal geöffnet und geschlossen, alle. Das wirkt pedantisch und ist die Prüfung, die die meisten Probleme aufdeckt: nicht eingestellte Scharniere, Türen, die an der Seitenwand schleifen, Dämpfer, die nicht greifen. Ein schneller Monteur stellt die ersten fünf Zimmer sorgfältig ein und die letzten nach Augenmaß.
Die Schubkästen werden bis zum Anschlag herausgezogen und mit ein paar Kilo belastet, denn die schief montierte 30-kg-Führung blockiert erst unter Last. Die Schlösser werden mit dem Schlüssel geprüft, der im Haus bleibt, nicht mit dem Serviceschlüssel des Monteurs. Die in die Möbel integrierten Steckdosen und Leuchten werden einzeln eingeschaltet, was fast niemand tut: Es kommt vor, dass die USB-Steckdose am Nachttisch angeschlossen, aber nicht mit Strom versorgt ist, und man merkt es beim ersten Gast.
Dann wird kontrolliert, was darunter und dahinter liegt: Füße nivelliert und alle mit Bodenkontakt, Wandverankerungen dort vorhanden, wo das Leistungsverzeichnis sie vorsieht, durchgehendes Silikon, wo es nötig ist, Rückwände der Technikfächer verschraubt und nicht verklebt.
Die Zertifikate gehören zur Lieferung
Eine Abnahme ohne das Dokumentenpaket ist eine halbe Abnahme. Zur Übergabe gehören die Zertifikate oder Zulassungen zum Brandverhalten für Polstermöbel, Vorhänge und Bezugsmaterialien, mit der Konformitätserklärung, dass die tatsächlich gelieferten Teile dem zertifizierten Prototyp entsprechen. Ein Zertifikat, das auf ein anderes Material als das montierte ausgestellt ist, nützt bei einer Kontrolle nichts, und es wird geprüft, indem Stoffcode und Plattencode abgeglichen werden. Den vollständigen Überblick, welche Dokumente nötig sind und wie sie aufbewahrt werden, geben die Brandschutzzertifikate für Hotelmöbel.
Zusammen mit den Zertifikaten werden die Pflegeblätter der Oberflächen, die Ersatzteilliste mit den Codes und eventuelle erweiterte Garantien für Bauteile wie Scharniere, Führungen und Mechanismen übergeben. Aus der Ersatzteilliste lohnt es sich, sofort einen kleinen Vorrat an Bauteilen und Oberflächen zu bestellen, denn nach Abschluss der Lieferung verdoppelt sich der Stückpreis für Einzelteile.
Vorbehalte, Einbehalt und Schlusszahlung
Der Vorbehalt ist die schriftliche Beanstandung im Protokoll. Er muss konkret sein: nicht „Oberflächen nachbessern“, sondern „Zimmer 214, linke Schranktür, abgeplatzte Kante von 12 mm an der Innenseite“. Ein allgemeiner Vorbehalt ist schwächer als gar keiner, denn er zeigt, dass der Mangel gesehen und nicht beschrieben wurde.
Jeder Vorbehalt braucht drei Elemente: die Beschreibung mit der Position, die Frist, innerhalb derer der Lieferant tätig werden muss, und den Betrag, der bis zur Behebung einbehalten wird. Die übliche Frist für optische Mängel sind fünfzehn Tage, dreißig für solche, die eine Neuproduktion erfordern, und sie wird mit den tatsächlichen Fertigungszeiten abgeglichen, denn eine Tür, die in Echtholz mit offenporiger Oberfläche neu gefertigt werden muss, ist nicht in zwei Wochen zurück auf der Baustelle.
Der übliche Sicherheitseinbehalt im Hotel-Contract beträgt 5 bis 10 Prozent des Nettobetrags und wird sechs oder zwölf Monate nach der erfolgreichen Abnahme freigegeben. Der Lieferant kann verlangen, ihn durch eine Bank- oder Versicherungsbürgschaft in gleicher Höhe zu ersetzen, eine vernünftige Bitte, die du annehmen solltest, sofern die Bürgschaft auf erstes Anfordern und unter Verzicht auf die Einrede der Vorausklage ausgestellt ist. Prozentsätze und Freigabemodalitäten werden zusammen mit den übrigen wirtschaftlichen Bedingungen festgelegt, wenn du die Mengenermittlung und das Leistungsverzeichnis der Lieferung aufstellst, nicht nach Abschluss der Arbeiten verhandelt.
Die Schlusszahlung erfolgt, wenn die Vorbehalte erledigt sind, mit einem zweiten Protokoll, das sie einzeln als behoben erklärt. Wer beim ersten Protokoll alles bezahlt, verliert das einzige Druckmittel, das er hat, und ab diesem Moment rutschen die Nacharbeiten ans Ende jedes anderen Auftrags.
Häufige Fragen
Wer unterschreibt das Abnahmeprotokoll der Möbel?
Der Auftraggeber oder ein von ihm beauftragter Techniker, zusammen mit dem Ansprechpartner des Lieferanten. In besser organisierten Häusern unterschreibt auch der Bauleiter, der die Prüfungen auf der Baustelle begleitet hat. Das Protokoll wird in zwei Ausfertigungen erstellt und der Liste der Vorbehalte beigefügt.
Welche Toleranzen gelten bei Maßmöbeln als akzeptabel?
Fugen zwischen Türen von 2 bis 3 mm mit maximal einem halben Millimeter Abweichung, Flächenbündigkeit innerhalb von 1 mm, Winkligkeit mit einer Differenz der Diagonalen innerhalb von 2 mm pro Meter, lotrechte Lage innerhalb von 1 mm pro Meter Höhe. Sie werden vor der Bestellung ins Leistungsverzeichnis geschrieben, sonst wendet jeder sein eigenes Kriterium an.
Wie lange kann ich einen nach der Abnahme entdeckten Mangel beanstanden?
Für Mängel, die bei der Prüfung nicht erkennbar waren, sieht das italienische Zivilgesetzbuch eine kurze Ausschlussfrist ab Entdeckung vor, beim Werkvertrag etwa sechzig Tage, und die Verjährung des Anspruchs innerhalb von zwei Jahren ab Übergabe. Die Mitteilung erfolgt schriftlich, sobald der Mangel auftritt.
Wie viel wird bei einer Möbellieferung als Sicherheit einbehalten?
Zwischen 5 und 10 Prozent des Nettobetrags, freigegeben sechs oder zwölf Monate nach der Abnahme. Der Lieferant kann alternativ eine Bank- oder Versicherungsbürgschaft in gleicher Höhe anbieten, die du nur annehmen solltest, wenn sie auf erstes Anfordern ausgestellt ist.
Lohnt es sich, alle Zimmer abzunehmen oder nur eine Stichprobe?
Bis zwanzig Zimmer ist die Vollprüfung machbar und sinnvoll. Ab fünfzig geht man zu einer Stichprobe von 20 bis 30 Prozent über, plus vollständiger Prüfung der ersten montierten Zimmer und aller nicht wiederkehrenden Teile, mit Ausweitung auf alle Zimmer auf Kosten des Lieferanten, wenn die Stichprobe die vereinbarte Mängelschwelle überschreitet.
