Il collaudo è il momento in cui la commessa cambia di mano. Firmato il verbale senza riserve, il rischio passa all’albergatore, matura il diritto al saldo e restano contestabili solo i vizi che al momento della verifica non erano riconoscibili. Per questo la firma non si mette in fondo a una giornata di montaggio, a luci spente, con il fornitore che ha il camion in doppia fila. Si mette dopo un giro fatto con calma, con un metro, una livella e un elenco scritto.
Nella pratica il collaudo di una fornitura alberghiera si articola in tre passaggi che spesso vengono confusi: la verifica di conformità della merce alla consegna, la verifica del montaggio a camere finite, e l’accettazione formale con verbale. Chi salta il primo passaggio si trova a discutere un’anta scheggiata quando l’imballo è già in discarica e nessuno può più dire se il danno sia di produzione o di trasporto.
Indice
A campione o su tutto
Su venti camere si controlla tutto. Sopra le cinquanta il controllo totale costa più di quanto renda, e si passa al campionamento statistico. Il riferimento usato nell’industria è il piano di campionamento per attributi con livello di controllo normale e limite di qualità accettabile intorno al 2,5 per cento: su un lotto di duecento pezzi omogenei si estraggono trentadue campioni e si accetta il lotto con non più di due difetti.
Nel contract alberghiero si può semplificare senza perdere rigore. Controllo totale sulle camere pilota, cioè le prime cinque montate, e su tutte le lavorazioni non ripetitive come banconi, boiserie su misura e pezzi unici della hall. Controllo al 20-30 per cento sulle camere seriali. Se in quel campione emergono difetti sopra la soglia concordata, il controllo si estende al cento per cento a spese del fornitore. Questa clausola va messa nel capitolato prima della firma dell’ordine, perché a fine cantiere nessuno la accetta più.
Le camere pilota sono anche quelle in cui si confrontano gli arredi montati con la camera campione approvata in fase di progetto. Se la camera campione è stata firmata, quella è il riferimento contrattuale: finitura, tonalità, maniglia, spessore del bordo. Le differenze rispetto a quella si contestano senza discussione.
Le tolleranze che si accettano
Un mobile su misura non è un pezzo di orologeria e pretendere lo zero assoluto porta solo a contenziosi sterili. Ma le tolleranze devono essere scritte, altrimenti ognuno usa le sue.
| Verifica | Tolleranza accettabile | Come si misura |
|---|---|---|
| Fuga fra due ante accostate | 2-3 mm nominali, scarto max 0,5 mm | spessimetro o calibro, in tre punti |
| Complanarità fra ante affiancate | max 1 mm | riga rigida da 1 m e spessimetro |
| Squadro di un contenitore | differenza fra diagonali max 2 mm su 1 m | metro a nastro sulle due diagonali |
| Planarità di un piano | max 1 mm su 1 m di riga | riga da 1 m in più direzioni |
| Verticalità di un elemento montato | max 1 mm per metro di altezza | livella a bolla da 2 m |
| Allineamento in orizzontale di più elementi | max 2 mm su 3 m | filo di riferimento o livella laser |
| Fuga fra mobile e parete | max 5 mm, coperta da coprifilo | riga e spessimetro |
| Differenza di tonalità fra pezzi accostati | non percepibile a 1 m con luce della camera | confronto visivo con campione firmato |
L’ultima riga è quella che genera più discussioni, perché la tonalità del legno varia per natura. Il modo per gestirla è fissare in capitolato il criterio di osservazione, cioè distanza, luce e angolo, e conservare i campioni di finitura firmati. Senza campione firmato non si vince nessuna contestazione sul colore.
Sul montaggio in una struttura che continua a ricevere ospiti si aggiunge un criterio in più: la camera va riconsegnata pulita e pronta alla vendita, non solo montata. Chi ha organizzato un cantiere ad albergo aperto sa che la differenza fra “montato” e “vendibile” vale mezza giornata a camera, e quella mezza giornata va detta a contratto a chi la deve fare.
Difetti visibili e difetti che si scoprono dopo
I difetti riconoscibili con una verifica ordinaria si contestano al collaudo. Sono i graffi, le scheggiature del bordo, le ante fuori squadro, le maniglie storte, i piedini mancanti, le venature che non corrispondono al campione.
I difetti non riconoscibili al momento della verifica restano contestabili dopo. Sono il rigonfiamento di un pannello nel punto in cui il bordo non teneva, la cerniera che si allenta dopo tremila cicli, la finitura che ingiallisce sotto la luce, la colla che cede sul fianco esposto al vapore del bagno. Nel contratto di appalto il codice civile fissa una decadenza breve dalla scoperta del vizio, in linea generale sessanta giorni, e un termine di prescrizione di due anni dalla consegna dell’opera. Sono termini stretti: significa che quando l’housekeeping segnala un problema, la comunicazione formale al fornitore va spedita in giornata, non alla riunione del mese dopo.
Per questo il registro dei difetti non si chiude con il collaudo. Va tenuto aperto per almeno un anno, con una scheda per camera, e va incrociato con il piano di manutenzione degli arredi: se lo stesso guasto compare in venti camere su ottanta non è usura, è un difetto di fornitura.
Cosa si prova a mano, pezzo per pezzo
Le ante si aprono e si chiudono cinque volte, tutte. Sembra pedante, ed è la verifica che scova più problemi: cerniere non regolate, ante che sfregano sul fianco, chiusure ammortizzate che non agganciano. Un montatore veloce regola le prime cinque camere con cura e le ultime a occhio.
I cassetti si estraggono a fondo corsa e si caricano con qualche chilo, perché la guida da 30 kg montata storta si blocca solo a carico. Le serrature si provano con la chiave che resterà in struttura, non con quella di servizio del montatore. Le prese e i punti luce integrati nei mobili si accendono uno per uno, cosa che quasi nessuno fa: capita di trovare la presa USB del comodino collegata ma non alimentata, e ci si accorge al primo cliente.
Poi si controlla quello che sta sotto e dietro: piedini livellati e tutti a contatto, ancoraggi a muro presenti dove il capitolato li prevede, silicone continuo dove serve, fondelli dei vani tecnici avvitati e non incollati.
Le certificazioni fanno parte della fornitura
Un collaudo firmato senza il pacchetto documentale è un collaudo a metà. La consegna deve comprendere i certificati o le omologazioni di reazione al fuoco per imbottiti, tendaggi e materiali di rivestimento, con la dichiarazione di conformità dei pezzi effettivamente forniti al prototipo certificato. Un certificato intestato a un materiale che non è quello montato non serve a niente in caso di controllo, e va verificato incrociando codice del tessuto e codice del pannello. Il quadro completo di quali documenti servono e come si conservano è quello dei certificati ignifughi degli arredi alberghieri.
Insieme ai certificati vanno consegnati le schede di manutenzione delle finiture, l’elenco dei ricambi con i codici, e le eventuali garanzie estese dei componenti come cerniere, guide e meccanismi. Sull’elenco ricambi conviene ordinare subito una piccola scorta di componenti e finiture, perché a fornitura chiusa il prezzo unitario dei pezzi singoli raddoppia.
Riserve, ritenuta e saldo
La riserva è la contestazione scritta messa a verbale. Deve essere specifica: non “finiture da rivedere” ma “camera 214, anta sinistra armadio, scheggiatura del bordo di 12 mm sul lato interno”. Una riserva generica è più debole di nessuna riserva, perché mostra che il difetto era stato visto e non è stato descritto.
Ogni riserva vuole tre elementi: la descrizione con la posizione, il termine entro cui il fornitore deve intervenire, e l’importo trattenuto in attesa della risoluzione. Il termine tipico per i difetti estetici è quindici giorni, trenta per quelli che richiedono una nuova produzione, e va confrontato con i tempi reali di lavorazione, perché un’anta da rifare in essenza con finitura a poro aperto non torna in cantiere in due settimane.
La ritenuta a garanzia usuale nel contract alberghiero è il 5-10 per cento dell’imponibile, svincolata dopo sei o dodici mesi dal collaudo positivo. Il fornitore può chiedere di sostituirla con una fideiussione bancaria o assicurativa di pari importo, ed è una richiesta ragionevole che conviene accettare, purché la polizza sia a prima richiesta e con rinuncia al beneficio della preventiva escussione. Le percentuali e le modalità di svincolo vanno stabilite insieme al resto delle condizioni economiche quando si costruisce il computo e il capitolato della fornitura, non negoziate a lavori finiti.
Il saldo si paga a riserve chiuse, con un secondo verbale che le dichiara risolte una per una. Chi paga tutto al primo verbale perde l’unica leva che ha, e da quel momento le lavorazioni di ripresa scivolano in coda a qualunque altra commessa.
Domande frequenti
Chi firma il verbale di collaudo degli arredi?
Il committente o un suo tecnico incaricato, insieme al referente del fornitore. Nelle strutture più organizzate firma anche il direttore lavori, che è la figura che ha seguito le verifiche in cantiere. Il verbale va redatto in due copie e allegato all’elenco delle riserve.
Quali tolleranze si considerano accettabili sugli arredi su misura?
Fughe fra ante di 2-3 mm con scarto massimo di mezzo millimetro, complanarità entro 1 mm, squadro con differenza fra le diagonali entro 2 mm al metro, verticalità entro 1 mm per metro di altezza. Vanno scritte nel capitolato prima dell’ordine, altrimenti ognuno applica il proprio criterio.
Entro quanto tempo posso contestare un difetto scoperto dopo il collaudo?
Per i vizi che non erano riconoscibili al momento della verifica il codice civile prevede una decadenza breve dalla scoperta, indicativamente sessanta giorni nel contratto di appalto, e la prescrizione dell’azione entro due anni dalla consegna. La comunicazione va fatta per iscritto appena il difetto emerge.
Quanto si trattiene a garanzia su una fornitura di arredi?
Fra il 5 e il 10 per cento dell’imponibile, svincolato dopo sei o dodici mesi dal collaudo. Il fornitore può proporre in alternativa una fideiussione bancaria o assicurativa di pari importo, che va accettata solo se a prima richiesta.
Conviene collaudare tutte le camere o solo un campione?
Fino a venti camere il controllo totale è sostenibile e conviene. Oltre le cinquanta si passa a un campione del 20-30 per cento più il controllo completo delle prime camere montate e di tutti i pezzi non ripetitivi, con estensione al totale a carico del fornitore se il campione supera la soglia di difetti concordata.
