A receção é o momento em que o contrato muda de mãos. Assinado o auto sem reservas, o risco passa para o hoteleiro, nasce o direito ao pagamento final e só continuam contestáveis os vícios que no momento da verificação não eram reconhecíveis. Por isso a assinatura não se põe no fim de um dia de montagem, de luzes apagadas, com o fornecedor que tem o camião em segunda fila. Põe-se depois de uma volta feita com calma, com uma fita métrica, um nível e uma lista escrita.
Na prática, a receção de um fornecimento hoteleiro divide-se em três passos que muitas vezes se confundem: a verificação de conformidade da mercadoria na entrega, a verificação da montagem com os quartos acabados e a aceitação formal com auto. Quem salta o primeiro passo acaba a discutir uma porta lascada quando a embalagem já está no aterro e ninguém consegue dizer se o dano é de produção ou de transporte.
Índice
Por amostragem ou em tudo
Em vinte quartos verifica-se tudo. Acima dos cinquenta a verificação total custa mais do que rende, e passa-se à amostragem estatística. A referência usada na indústria é o plano de amostragem por atributos com nível de inspeção normal e nível de qualidade aceitável à volta de 2,5 por cento: num lote de duzentas peças homogéneas retiram-se trinta e duas amostras e aceita-se o lote com não mais de dois defeitos.
No contract hoteleiro pode simplificar-se sem perder rigor. Verificação total nos quartos-piloto, ou seja, os cinco primeiros montados, e em todos os trabalhos não repetitivos como balcões, boiseries por medida e peças únicas do hall. Verificação a 20-30 por cento nos quartos em série. Se nessa amostra aparecerem defeitos acima do limite acordado, a verificação estende-se a cem por cento a expensas do fornecedor. Esta cláusula deve ser posta no caderno de encargos antes da assinatura da encomenda, porque no fim da obra já ninguém a aceita.
Os quartos-piloto são também aqueles em que se compara o mobiliário montado com o quarto-modelo aprovado na fase de projeto. Se o quarto-modelo foi assinado, essa é a referência contratual: acabamento, tonalidade, puxador, espessura da orla. As diferenças em relação a ele contestam-se sem discussão.
As tolerâncias que se aceitam
Um móvel por medida não é uma peça de relojoaria e exigir o zero absoluto só leva a litígios estéreis. Mas as tolerâncias têm de estar escritas, caso contrário cada um usa as suas.
| Verificação | Tolerância aceitável | Como se mede |
|---|---|---|
| Junta entre duas portas encostadas | 2-3 mm nominais, desvio máx. 0,5 mm | apalpa-folgas ou paquímetro, em três pontos |
| Complanaridade entre portas lado a lado | máx. 1 mm | régua rígida de 1 m e apalpa-folgas |
| Esquadria de um móvel | diferença entre diagonais máx. 2 mm em 1 m | fita métrica nas duas diagonais |
| Planeza de um tampo | máx. 1 mm em 1 m de régua | régua de 1 m em várias direções |
| Verticalidade de um elemento montado | máx. 1 mm por metro de altura | nível de bolha de 2 m |
| Alinhamento horizontal de vários elementos | máx. 2 mm em 3 m | fio de referência ou nível laser |
| Junta entre móvel e parede | máx. 5 mm, tapada com mata-junta | régua e apalpa-folgas |
| Diferença de tonalidade entre peças encostadas | não percetível a 1 m com a luz do quarto | comparação visual com a amostra assinada |
A última linha é a que gera mais discussões, porque a tonalidade da madeira varia por natureza. A forma de a gerir é fixar no caderno de encargos o critério de observação, ou seja, distância, luz e ângulo, e guardar as amostras de acabamento assinadas. Sem amostra assinada não se ganha nenhuma contestação sobre a cor.
Na montagem numa unidade que continua a receber hóspedes acrescenta-se mais um critério: o quarto deve ser devolvido limpo e pronto para venda, não apenas montado. Quem organizou uma obra com o hotel aberto sabe que a diferença entre “montado” e “vendável” vale meio dia por quarto, e esse meio dia tem de ficar dito no contrato a quem o deve fazer.
Defeitos visíveis e defeitos que se descobrem depois
Os defeitos reconhecíveis com uma verificação normal contestam-se na receção. São os riscos, as lascas na orla, as portas fora de esquadria, os puxadores tortos, os pés em falta, os veios que não correspondem à amostra.
Os defeitos não reconhecíveis no momento da verificação continuam contestáveis depois. São o inchamento de um painel no ponto em que a orla não vedava, a dobradiça que se desaperta ao fim de três mil ciclos, o acabamento que amarelece com a luz, a cola que cede na ilharga exposta ao vapor da casa de banho. No contrato de empreitada o Código Civil italiano fixa uma caducidade curta a contar da descoberta do vício, em regra sessenta dias, e um prazo de prescrição de dois anos a contar da entrega da obra. São prazos apertados: significa que quando o housekeeping assinala um problema, a comunicação formal ao fornecedor deve seguir no próprio dia, não na reunião do mês seguinte.
Por isso o registo de defeitos não se fecha com a receção. Deve ficar aberto durante pelo menos um ano, com uma ficha por quarto, e ser cruzado com o plano de manutenção do mobiliário: se a mesma avaria aparece em vinte quartos de oitenta não é desgaste, é um defeito de fornecimento.
O que se testa à mão, peça a peça
As portas abrem-se e fecham-se cinco vezes, todas. Parece pedante, e é a verificação que descobre mais problemas: dobradiças não afinadas, portas que roçam na ilharga, fechos amortecidos que não engatam. Um montador rápido afina os primeiros cinco quartos com cuidado e os últimos a olho.
As gavetas puxam-se até ao fim do curso e carregam-se com uns quilos, porque a corrediça de 30 kg montada torta só bloqueia com carga. As fechaduras testam-se com a chave que vai ficar na unidade, não com a de serviço do montador. As tomadas e os pontos de luz integrados nos móveis acendem-se um a um, coisa que quase ninguém faz: acontece encontrar a tomada USB da mesa de cabeceira ligada mas sem corrente, e só se dá por isso com o primeiro cliente.
Depois verifica-se o que está por baixo e por trás: pés nivelados e todos em contacto com o chão, ancoragens à parede presentes onde o caderno de encargos as prevê, silicone contínuo onde é preciso, fundos dos compartimentos técnicos aparafusados e não colados.
As certificações fazem parte do fornecimento
Uma receção assinada sem o pacote documental é uma receção a meias. A entrega deve incluir os certificados ou as homologações de reação ao fogo para estofos, cortinados e materiais de revestimento, com a declaração de conformidade das peças efetivamente fornecidas com o protótipo certificado. Um certificado emitido para um material que não é o montado não serve de nada numa inspeção, e deve ser verificado cruzando o código do tecido e o código do painel. O quadro completo dos documentos necessários e de como se guardam é o dos certificados ignífugos do mobiliário hoteleiro.
Juntamente com os certificados devem ser entregues as fichas de manutenção dos acabamentos, a lista de peças de substituição com os códigos e as eventuais garantias alargadas dos componentes como dobradiças, corrediças e mecanismos. Com base na lista de peças compensa encomendar logo um pequeno stock de componentes e acabamentos, porque com o fornecimento fechado o preço unitário das peças avulsas duplica.
Reservas, retenção e pagamento final
A reserva é a contestação escrita registada no auto. Tem de ser específica: não “acabamentos a rever” mas “quarto 214, porta esquerda do roupeiro, lasca na orla de 12 mm no lado interior”. Uma reserva genérica é mais fraca do que nenhuma reserva, porque mostra que o defeito foi visto e não foi descrito.
Cada reserva quer três elementos: a descrição com a localização, o prazo dentro do qual o fornecedor tem de intervir e o montante retido até à resolução. O prazo típico para os defeitos estéticos é de quinze dias, trinta para os que exigem nova produção, e deve ser comparado com os prazos reais de fabrico, porque uma porta a refazer em folha de madeira com acabamento de poro aberto não volta à obra em duas semanas.
A retenção de garantia habitual no contract hoteleiro é de 5-10 por cento do valor sem IVA, libertada seis ou doze meses depois da receção positiva. O fornecedor pode pedir para a substituir por uma garantia bancária ou seguro-caução do mesmo montante, e é um pedido razoável que compensa aceitar, desde que a garantia seja à primeira solicitação e com renúncia ao benefício da excussão prévia. As percentagens e as modalidades de libertação devem ser fixadas juntamente com as restantes condições económicas quando se constrói o mapa de quantidades e o caderno de encargos do fornecimento, não negociadas com os trabalhos acabados.
O pagamento final faz-se com as reservas fechadas, com um segundo auto que as declara resolvidas uma a uma. Quem paga tudo no primeiro auto perde a única alavanca que tem, e a partir daí os trabalhos de correção escorregam para o fim da fila de qualquer outro contrato.
Perguntas frequentes
Quem assina o auto de receção do mobiliário?
O dono da obra ou um técnico por ele designado, juntamente com o responsável do fornecedor. Nas unidades mais organizadas assina também o diretor de obra, que é a figura que acompanhou as verificações no local. O auto deve ser redigido em duas cópias e anexado à lista de reservas.
Que tolerâncias se consideram aceitáveis no mobiliário por medida?
Juntas entre portas de 2-3 mm com desvio máximo de meio milímetro, complanaridade até 1 mm, esquadria com diferença entre as diagonais até 2 mm por metro, verticalidade até 1 mm por metro de altura. Devem ficar escritas no caderno de encargos antes da encomenda, caso contrário cada um aplica o seu próprio critério.
Dentro de que prazo posso contestar um defeito descoberto depois da receção?
Para os vícios que não eram reconhecíveis no momento da verificação, o Código Civil italiano prevê uma caducidade curta a contar da descoberta, indicativamente sessenta dias no contrato de empreitada, e a prescrição da ação dois anos depois da entrega. A comunicação deve ser feita por escrito logo que o defeito aparece.
Quanto se retém como garantia num fornecimento de mobiliário?
Entre 5 e 10 por cento do valor sem IVA, libertado seis ou doze meses depois da receção. O fornecedor pode propor em alternativa uma garantia bancária ou seguro-caução do mesmo montante, que só deve ser aceite se for à primeira solicitação.
Compensa inspecionar todos os quartos ou só uma amostra?
Até vinte quartos a verificação total é sustentável e compensa. Acima dos cinquenta passa-se a uma amostra de 20-30 por cento mais a verificação completa dos primeiros quartos montados e de todas as peças não repetitivas, com extensão ao total a cargo do fornecedor se a amostra ultrapassar o limite de defeitos acordado.
