Entre o momento em que o layout do quarto fica congelado e o dia da abertura passam entre oito e dez meses, e o mobiliário ocupa a última parte desse período: quatro ou cinco meses entre a encomenda assinada e o camião no pátio, duas ou três semanas de montagem, pelo menos quinze dias entre o último quarto terminado e a primeira reserva. Quem comprime esses quinze dias abre com puxadores tortos e com o pessoal a aprender o ofício à frente dos hóspedes. O calendário constrói-se ao contrário a partir da data de abertura, e a primeira data a fixar não é a entrega dos móveis: é o dia em que os pavimentos estão acabados e os pisos fechados à chave.
Índice
Dez meses antes: o layout fica congelado
O primeiro bloqueio diz respeito à distribuição, não às cores. Onde fica a cama, para que lado abre a porta da casa de banho, onde está o roupeiro, quantos centímetros sobram entre os pés da cama e a secretária. Depois de arrancar a produção estes números não se mexem, porque um roupeiro desenhado para um nicho de 122 centímetros não entra num de 118.
Nesta fase é preciso um levantamento a sério, feito sobre as paredes existentes e não sobre as plantas do projeto. Nas remodelações a diferença entre desenho e realidade chega facilmente a três ou quatro centímetros por parede, e num nicho com duas paredes em jogo dá sete centímetros de erro. O levantamento de medidas feito em obra tem de ser refeito depois dos rebocos e das betonilhas, não antes, e tem de ser assinado por alguém. Nos quartos destinados a hóspedes com deficiência as tolerâncias não existem: os espaços de manobra e as alturas das barras de apoio obedecem a medidas normalizadas para quartos acessíveis e um erro aí só se corrige a demolir.
No mesmo mês fixa-se o orçamento definitivo por quarto, que a partir daqui deixa de ser uma estimativa. Se o número ainda oscila, as contas por gama e por rubrica do orçamento de mobiliário por quarto ajudam a perceber quanto ainda se pode mexer sem refazer o projeto.
Sete meses antes: o quarto-modelo e a encomenda
O quarto-modelo montado por inteiro é a primeira coisa que o hoteleiro corta quando o calendário aperta, e é quase sempre um erro de milhares de euros. Monta-se um quarto completo, acendem-se as luzes, dorme-se lá uma noite, e aparecem três coisas: a tomada da mesa de cabeceira tapada pela cama, o espelho da casa de banho que reflete a porta, a gaveta que bate no toalheiro aquecido. Corrigi-las numa peça custa uma semana. Corrigi-las em quarenta quartos já produzidos custa um mês e uma discussão.
Aprovado o quarto, a encomenda avança com os acabamentos bloqueados por código e lote, não por nome comercial. “Carvalho natural” não é um dado: o código do painel e o número do lote, sim. A partir daqui o prazo de produção do mobiliário é uma restrição física, e nenhuma insistência o encurta abaixo de um certo limite. As rubricas longas são sempre as mesmas: tecidos certificados com tingimento por encomenda, pedras naturais, ferragens especiais, louças suspensas com acabamento fora do standard.
A contagem decrescente mês a mês
| Meses até à abertura | O que tem de estar fechado | Quem assina |
|---|---|---|
| 10 | layout congelado, levantamento assinado, orçamento por quarto definitivo | propriedade e projetista |
| 8 | caderno de encargos completo, propostas comparadas, fornecedor escolhido | propriedade |
| 7 | quarto-modelo montado, inspecionado e aprovado por escrito | propriedade e direção |
| 6 | encomenda com acabamentos bloqueados por código e lote, sinal pago | propriedade |
| 5 | desenhos de execução contra-assinados, posição de tomadas e esgotos congelada | direção de obra |
| 4 | controlo em produção sobre as primeiras peças, verificação de tonalidades e ferragens | fornecedor, com visita da propriedade |
| 3 | data de entrega confirmada com base no estado real da obra | direção de obra |
| 2 | pisos entregues limpos, pavimentos acabados, elevador em serviço | empreiteiro |
| 1 | montagem piso a piso, receção progressiva, lista de defeitos | fornecedor e direção |
| 0,5 | segunda passagem pelos defeitos, limpeza final, dotações e peças de substituição em armazém | direção |
A linha que falha com mais frequência é a dos dois meses. O camião só parte se os pisos estiverem mesmo prontos, e esta condição deve ficar escrita no contrato de forma a que a entrega dependa de um auto de entrega de áreas e não de uma data do calendário. Sem essa cláusula, chegam oitenta metros cúbicos de embalagens a um hotel onde ainda se está a barrar massa, e daí em diante paga-se o armazenamento, a dupla movimentação de carga e os danos.
Como se monta um hotel inteiro
Uma equipa de dois montadores experientes fecha entre dois e três quartos standard por dia se o piso estiver acabado, o elevador funcionar e os móveis já chegarem ao piso certo. Com mobiliário por medida para montar no local, boiseries e cabeceiras fixadas à parede, desce-se para um quarto e meio ou dois. Quarenta quartos com duas equipas são, portanto, oito ou dez dias úteis, que passam a quinze se a montagem avançar em pisos alternados porque o empreiteiro ainda tem de voltar.
A sequência que funciona começa no topo e desce, ou começa no fundo do corredor e chega à saída. O critério é não fazer passar móveis novos por quartos já terminados. As embalagens seguem a mesma lógica ao contrário, com um ponto de recolha por piso e uma recolha diária: para quarenta quartos produzem-se entre vinte e cinco e quarenta metros cúbicos de cartão e esferovite, e se ficarem na obra bloqueiam os corredores.
As coisas que param uma montagem são poucas e sempre as mesmas. O pavimento ainda não assente ou não protegido, e então os móveis empilham-se num quarto que passa a armazém. O elevador de obra desmontado cedo demais, com o elevador definitivo ainda por certificar: significa escadas, e as escadas duplicam os tempos e estragam os corrimãos. As tomadas elétricas a vinte centímetros do sítio onde o desenho as queria, o que nas mesas de cabeceira com tomada integrada e nas cabeceiras cabladas torna a peça inutilizável. As portas dos quartos com vão livre inferior ao declarado, porque um roupeiro montado de 120 centímetros não passa por uma abertura de 78. E a falta de uma única pessoa que possa assinar os autos no local: sem essa assinatura a montagem pára e recomeça dois dias depois.
A receção quarto a quarto
A receção faz-se com o quarto acabado e limpo, com uma lista escrita para cada número de quarto, não no fim da obra e não por amostragem. Verificam-se o alinhamento das portas dos móveis, a fricção das dobradiças, o deslizar das gavetas, a estabilidade do porta-malas, a solidez das fixações à parede das cabeceiras, o funcionamento das tomadas e das USB, o fecho do cofre, o nível dos tampos, a integridade das orlas. Cada defeito deve ser fotografado e numerado.
Em quarenta quartos, uma lista de defeitos abaixo dos quarenta pontos é uma boa obra; acima dos cem houve um problema de produção ou de montagem, e isso tem de ser dito antes do pagamento final. A segunda passagem faz-se no prazo de dez dias, e a retenção sobre o pagamento final, normalmente entre 5 e 10%, só se liberta depois. Os pontos da receção, com as tolerâncias aceites, já estão escritos no caderno de encargos do mobiliário se o caderno foi bem feito, e isso evita a discussão sobre o que é um defeito.
O armazém do dia zero
No dia da abertura o armazém tem de ter as peças que se vão partir nos primeiros meses, porque vão partir-se. A quota razoável é de 2-3% das peças para os artigos simples, assentos e complementos, e de 5% para os tecidos e os acabamentos sujeitos a desgaste, incluindo as capas das cabeceiras se forem amovíveis. Convém guardar pelo menos uma dezena de dobradiças e de pés por tipo, as corrediças das gavetas, as cintas do porta-malas, os perfis de proteção contra impactos, os puxadores, um painel de cada acabamento para as reparações e os códigos de cor dos vernizes para os retoques.
O fornecedor deve entregar a lista dos códigos de artigo e a garantia escrita de disponibilidade: ter peças de substituição e acabamentos nos anos seguintes é a razão pela qual um móvel se repara em vez de ser substituído. Juntamente com as peças entrega-se o plano de manutenção programada do mobiliário, com as verificações a fazer ao terceiro e ao sexto mês, quando os parafusos assentam e têm de ser todos reapertados.
Último ponto, aquele que ninguém põe no calendário: o pessoal tem de entrar nos quartos acabados pelo menos dez dias antes da abertura comercial. As governantas têm de experimentar os carrinhos nos corredores, perceber onde encalham, aprender como se abre aquela gaveta. Nas unidades que abrem e fecham todos os anos a mesma rodagem repete-se em escala reduzida a cada reabertura, e é por isso que a checklist de abertura sazonal começa sempre duas semanas antes do que pareceria necessário.
Perguntas frequentes
Com quanto tempo de antecedência em relação à abertura se encomenda o mobiliário?
Entre seis e sete meses antes, com os acabamentos já bloqueados por código e lote. A produção contract de um fornecimento hoteleiro completo exige em geral entre doze e dezasseis semanas, às quais se somam as semanas para aprovar o quarto-modelo e os desenhos de execução. Encomendar a quatro meses da abertura significa aceitar o que existe em armazém em vez do que foi projetado.
Quantos quartos se montam num dia?
Uma equipa de dois montadores fecha entre dois e três quartos standard por dia se o piso estiver acabado, o elevador em serviço e os móveis já no piso certo. Com mobiliário por medida, boiseries e cabeceiras fixadas à parede desce-se para um quarto e meio ou dois. Um hotel de quarenta quartos monta-se em oito ou dez dias úteis com duas equipas, desde que ninguém esteja ainda a trabalhar nos mesmos pisos.
Quantos dias são precisos entre o fim da montagem e a abertura?
Pelo menos quinze, e vinte se a unidade tiver restaurante e áreas comuns. Servem para a segunda passagem pelos defeitos, a limpeza final, a carga das dotações e sobretudo para pôr o pessoal dentro dos quartos verdadeiros. Abrir no dia seguinte à última montagem significa fazer a receção com os hóspedes lá dentro e receber as primeiras avaliações sobre a obra.
Que peças de substituição guardar em armazém na abertura?
Cerca de 2-3% das peças para assentos e complementos, 5% para tecidos e acabamentos que se gastam, mais um stock de ferragens: dobradiças, pés, corrediças das gavetas, cintas do porta-malas, perfis de proteção contra impactos e um painel de cada acabamento usado. Devem ser pedidas ao fornecedor juntamente com a lista dos códigos de artigo e a garantia escrita de disponibilidade nos anos seguintes.
Quem decide quando o mobiliário pode entrar na obra?
A direção de obra, com um auto de entrega das áreas que atesta pavimentos acabados, instalações fechadas, pisos limpos e elevador em serviço. A data de entrega no contrato de fornecimento deve ficar ligada a esse auto e não a uma data fixa do calendário, caso contrário o camião chega a uma obra que não está pronta e os custos de armazenamento, dupla movimentação e eventuais danos recaem sobre a propriedade.
