Depósito de bagagens no hotel: espaço, estantes e segurança

Um depósito de bagagens que aguenta o pico de um dia de rotação de quartos ocupa entre 0,25 e 0,35 m² por quarto, ou seja, 10-14 m² num hotel de 50 quartos. A medida que conta, porém, não é a área: são os metros lineares de prateleira, porque as bagagens empilham-se na vertical e não se pousam no chão. Duas bagagens por metro linear de prateleira é a proporção real com que tens de fazer as contas.

O pico das onze

Entre as 10 e as 12 acontece tudo ao mesmo tempo. Quem parte já deixou o quarto mas tem o comboio às 17 e volta para buscar a mala à tarde. Quem chega saiu do avião às 9, aparece às 11 e o quarto só fica pronto às 15. Na mesma hora e meia o depósito recebe dois fluxos que não se conhecem e que devem ser mantidos separados, pelo menos mentalmente, porque um sai da unidade e o outro entra.

A conta faz-se assim: cerca de um terço das partidas deixa bagagens, com uma média de 1,6 volumes por reserva, e a estas somam-se 20-25% das chegadas antecipadas com a mesma média. Em 50 quartos em plena ocupação com rotação completa dá uma quarentena de volumes presentes ao mesmo tempo, numa janela de duas horas. Quem dimensionou o espaço pelo número médio diário, e não por essa janela, acaba com as malas em fila ao longo do corredor.

A janela alarga-se quando a unidade trabalha com grupos. Um autocarro de 45 pessoas que descarrega às 10 e volta a partir às 16 satura sozinho o depósito de um três estrelas de 60 quartos. Se os grupos fazem parte do negócio, o dimensionamento deve ser feito pelo autocarro e não pela média, acrescentando uns bons 30% aos metros lineares da tabela abaixo.

Quantos metros quadrados e quantos metros de prateleira

Um lugar de bagagem corresponde a uma mala de rodas média pousada sobre as rodas, com 45 centímetros de largura e 27 de profundidade, entre 65 e 75 de altura. Numa prateleira com 50 centímetros de profundidade cabem duas por metro linear, com a pega recolhida. O cálculo deve ser feito pelos metros lineares totais, somando todos os níveis: um módulo de 100 centímetros de largura com três prateleiras mais o nível do chão vale quatro metros lineares e ocupa meio metro quadrado de pavimento.

Em 50 quartos uma sala de 4,50 por 2,20 metros com duas filas frente a frente de quatro módulos cada chega aos 32 metros lineares e deixa 1,20 metros de corredor central. É uma sala pequena que faz o trabalho de uma sala grande, e a diferença está toda em ter posto as prateleiras dos dois lados em vez de num só.

Estantes: profundidade, passo, capacidade

Cinquenta centímetros de profundidade é a medida certa. A 40 a mala grande fica saliente e mais cedo ou mais tarde cai em cima de alguém, a 60 perdem-se vinte centímetros de corredor e cria-se a tentação de pôr as bagagens em fila dupla, com o resultado de que para tirar a de trás é preciso tirar a da frente. Se tiveres espaço em largura e não em profundidade, põe 45 centímetros e aceita que as malas grandes vão para o chão.

O passo vertical entre prateleiras deve ficar nos 70-75 centímetros, para que as malas fiquem de pé sobre as rodas e se retirem puxando-as. Com um passo de 40-45 as bagagens têm de ser deitadas, cabem mais mas saem mal e o bagageiro acaba por esvaziar meia prateleira de cada vez. Numa sala com 2,70 de pé-direito cabem três prateleiras com passo de 75 mais o nível do chão, e a prateleira mais alta fica a 2,25 do chão, cota a que é preciso um banco e alguma força nas costas.

O nível do chão deve ficar livre e com pelo menos 90 centímetros de altura, sem prateleira intermédia: é aí que vão parar os carrinhos de bebé, os sacos de esqui, os sacos de golfe, a caixa do ciclista que despachou a bicicleta. Quem não o prevê descobre em janeiro que os esquis estão de pé encostados à parede do hall.

Na capacidade erra-se por defeito. Uma mala de porão pesa entre 15 e 23 quilos, três numa prateleira de 100 centímetros já fazem 60 quilos, e uma prateleira de armazém ligeira declara muitas vezes 60-80 quilos com carga uniformemente distribuída, que é a condição de ensaio, não a real. Pede prateleiras de pelo menos 120 quilos por metro, montantes de armazém e não estantes de escritório, e confirma que a capacidade é declarada por prateleira e não pela estrutura completa. Nas salas enterradas ou perto da lavandaria o aglomerado está excluído: usa-se chapa galvanizada ou lacada a pó, que aguenta a humidade e se lava.

Corredor, porta, pavimento

O corredor de manobra não desce abaixo dos 90 centímetros e fica melhor com 110-120, porque quem entra empurra um carrinho de bagagens ou leva duas malas em cada mão. Com 80 centímetros duas pessoas não se cruzam e o depósito torna-se um funil precisamente na hora em que é preciso.

A porta é o ponto em que se vê se a sala foi projetada ou improvisada: 90 centímetros de vão livre é o mínimo, 100 é a medida confortável, e a soleira deve ser rasante porque as malas de rodas pequenas encravam num desnível de dois centímetros. Melhor uma porta que abre para fora ou de correr, já que o espaço lá dentro faz todo falta.

O pavimento deve ser lavável e antiderrapante, com um rodapé de pelo menos 10 centímetros de altura ou uma proteção contínua contra impactos ao longo de todas as paredes à cota de 20-25 centímetros, a altura a que a carcaça rígida das malas de rodas bate no reboco. Nos montantes de canto uma cantoneira metálica evita que ao fim de duas épocas a aresta esteja lascada. Vale o mesmo raciocínio que se faz para os acabamentos antirriscos dos móveis nas zonas de passagem, aplicado a um espaço onde ninguém olha para onde põe a mala.

É precisa ainda uma tomada elétrica a 130 centímetros do chão e um interruptor logo à entrada da porta, não ao fundo da sala. Parece banal até entrares às escuras com duas malas nas mãos.

Onde o colocar

Perto da receção, à vista ou de qualquer forma acessível em vinte metros sem degraus. Cada metro a mais é um metro que o funcionário percorre vinte vezes por dia, e numa unidade com um hall e uma receção bem distintos o depósito deve ficar atrás do balcão ou logo ao lado, não do outro lado do átrio. Se a única solução for a cave, é preciso um elevador ou pelo menos uma rampa: levar uma Samsonite de 25 quilos por um lanço de escadas abaixo é um risco para as costas do pessoal e para a mala.

A sala não deve dar diretamente para a zona de espera. Uma porta que se abre e mostra uma parede de bagagens estraga o trabalho feito no mobiliário das áreas comuns, e basta uma porta cega ou um biombo para resolver.

Nos restauros acontece muitas vezes que o depósito tem de ficar num espaço de forma impossível, debaixo de uma escada ou num sótão rebaixado. São os casos em que a estante de catálogo não fecha contra as paredes e se perdem trinta centímetros de cada lado. Projetamos internamente estruturas por medida para estes espaços e realizamo-las com uma rede de manufaturas italianas selecionadas, com um só interlocutor do levantamento à receção, porque numa sala técnica de seis metros quadrados a diferença entre um módulo standard e um desenhado sobre o levantamento são dois módulos a mais.

Etiquetas, talões, registo

O sistema que funciona é de duas partes numeradas: uma etiqueta fica presa à bagagem, o talão com o mesmo número vai para o hóspede. Numeração progressiva anual, não diária, para que dois volumes nunca tenham o mesmo número na mesma semana. Na etiqueta escreve-se apelido, número do quarto ou da reserva, data e hora de entrega, hora prevista de levantamento.

O registo, em papel ou dentro do software de gestão, serve para três coisas: saber de quem é a bagagem esquecida há nove dias, provar quando foi entregue e quando foi levantada, e perceber no fim da época qual é o pico real para decidir se são precisos mais módulos. Quem já tem um método para os objetos esquecidos pelos hóspedes pode usar o mesmo registo, mantendo porém os dois stocks fisicamente separados.

Também tem de ser fixada uma regra sobre os prazos. Trinta dias para o levantamento, comunicados por escrito no talão, depois dos quais se contacta o cliente e se combina um envio a cargo dele. Sem um prazo escrito o depósito acumula volumes nunca reclamados em que ninguém se atreve a mexer, e em cinco anos come dois módulos.

Chave, câmara, responsabilidade

O depósito fica fechado à chave e só o pessoal entra. Uma sala aberta em que o hóspede vai buscar a mala sozinho é cómoda durante dois dias e ingerível ao primeiro desaparecimento. Se a unidade for pequena e o pessoal não estiver sempre na receção, é melhor uma fechadura eletrónica com as mesmas credenciais do cartão do staff, para ficar registo de quem abriu e quando.

A videovigilância exige atenção porque filma também os trabalhadores: são precisos informação, avisos e o cumprimento das regras sobre o controlo à distância, por isso deve ser configurada com o consultor laboral antes de ser ligada. Uma câmara apontada à porta resolve quase sempre o problema sem enquadrar os postos de trabalho.

No plano do direito civil a diferença é clara e compensa conhecê-la. Para os objetos trazidos para o hotel mas não entregues, o artigo 1783 do Código Civil italiano limita a responsabilidade do hoteleiro a cem vezes o preço diário do alojamento. Quando, pelo contrário, a bagagem é entregue à guarda, ou seja, exatamente o que acontece no depósito, o artigo 1784 prevê uma responsabilidade ilimitada. É mais uma razão para manter a sala fechada, registar as entregas e não aceitar volumes sem etiqueta. Faz parte dos deveres do hoteleiro também a obrigação de aceitar à guarda dinheiro e objetos de valor, que no entanto não vão para o depósito de bagagens mas para o cofre principal.

O aviso com a fórmula “a direção não se responsabiliza” não tem qualquer efeito sobre esta responsabilidade. Serve para tranquilizar quem o escreve, não para limitar nada.

Os erros que se veem em obra

O primeiro é a sala improvisada sem corredor: estantes em três lados e um metro quadrado de pavimento livre ao centro, onde não se dá a volta com um carrinho. O segundo é a prateleira única contínua em toda a parede, que parece arrumada e na realidade obriga a mexer em seis malas para tirar a terceira.

Depois há o depósito sem ventilação, que ao fim de uma semana de chuva devolve as malas com cheiro a fechado: basta uma grelha de passagem na porta e um pequeno extrator temporizado. E há o caso, mais frequente do que parece, do depósito projetado sem espaço para o carrinho de bagagens, que acaba estacionado no hall ao lado do balcão e passa a fazer parte do mobiliário da zona de receção sem nunca o ter sido.

Se estiveres a remodelar, o depósito deve ser decidido na mesma fase em que se definem os fluxos de check-in e check-out, não no fim, quando só sobram os espaços que ninguém quis. Custa uns poucos milhares de euros de estantes e resolve todos os dias um problema que de outra forma recai sobre o hall.

Perguntas frequentes