Un deposito bagagli che regge il picco di una giornata di cambio occupa tra 0,25 e 0,35 mq per camera, cioè 10-14 mq in un albergo da 50 camere. La misura che conta però non è la superficie: sono i metri lineari di ripiano, perché i bagagli si impilano in verticale e non si appoggiano a terra. Due bagagli per metro lineare di ripiano è il rapporto reale con cui fare i conti.
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Il picco delle undici
Tra le 10 e le 12 succede tutto insieme. Chi parte ha lasciato la camera ma ha il treno alle 17 e torna a prendere la valigia nel pomeriggio. Chi arriva è sceso dall’aereo alle 9, si presenta alle 11 e la camera sarà pronta alle 15. Nella stessa ora e mezza il deposito riceve due flussi che non si conoscono e che vanno tenuti separati almeno mentalmente, perché uno esce dalla struttura e l’altro ci entra.
Il conto si fa così: circa un terzo delle partenze lascia bagagli, con una media di 1,6 colli a prenotazione, e a questi si somma il 20-25% degli arrivi anticipati con la stessa media. Su 50 camere in piena occupazione con turnover completo vengono fuori una quarantina di colli contemporaneamente presenti, in una finestra di due ore. Chi ha dimensionato lo spazio sul numero medio giornaliero, e non su quella finestra, si ritrova le valigie in fila lungo il corridoio.
La finestra si allarga quando la struttura lavora con gruppi. Un pullman da 45 persone che scarica alle 10 e riparte alle 16 satura da solo il deposito di un tre stelle da 60 camere. Se i gruppi sono parte del business, il dimensionamento va fatto sul pullman e non sulla media, aggiungendo un buon 30% ai metri lineari della tabella qui sotto.
Quanti metri quadri e quanti metri di ripiano
Un posto bagaglio corrisponde a un trolley medio appoggiato sulle ruote, largo 45 centimetri e profondo 27, alto tra 65 e 75. Su un ripiano profondo 50 centimetri ne stanno due per metro lineare, con il manico rientrato. Il calcolo va fatto sui metri lineari complessivi, sommando tutti i livelli: una campata larga 100 centimetri con tre ripiani più il piano di terra vale quattro metri lineari e occupa mezzo metro quadro di pavimento.
| Camere | Superficie utile del locale | Metri lineari di ripiano | Posti bagaglio al picco |
|---|---|---|---|
| fino a 15 | 4-5 mq | 6-8 m | 12-16 |
| 16-30 | 6-8 mq | 12-16 m | 24-32 |
| 31-60 | 10-14 mq | 22-30 m | 44-60 |
| 61-100 | 16-22 mq | 40-50 m | 80-100 |
| oltre 100 | 26-35 mq | oltre 65 m | oltre 130 |
Su 50 camere un locale di 4,50 per 2,20 metri con due file affrontate di quattro campate ciascuna arriva a 32 metri lineari e lascia 1,20 metri di corsia centrale. È una stanza piccola che fa il lavoro di una stanza grande, e la differenza sta tutta nell’aver messo i ripiani su entrambi i lati invece che su uno solo.
Scaffalature: profondità, passo, portata
Cinquanta centimetri di profondità è la misura giusta. A 40 il trolley grande sporge e prima o poi cade addosso a qualcuno, a 60 si perdono venti centimetri di corsia e si crea la tentazione di mettere i bagagli in doppia fila, con il risultato che per prendere quello dietro si tira fuori quello davanti. Chi ha spazio in larghezza e non in profondità metta 45 centimetri e accetti che le valigie grandi vadano a terra.
Il passo verticale tra i ripiani va tenuto a 70-75 centimetri, così le valigie stanno in piedi sulle ruote e si estraggono tirandole. Con un passo da 40-45 i bagagli vanno coricati, entrano in numero maggiore ma si sfilano male e il facchino finisce per svuotare mezzo ripiano ogni volta. In un locale alto 2,70 ci stanno tre ripiani a 75 di passo più il piano di terra, e il ripiano più alto resta a 2,25 da terra, quota alla quale serve uno sgabello e un po’ di schiena.
Il piano di terra va lasciato libero e alto almeno 90 centimetri, senza ripiano intermedio: è lì che finiscono i passeggini, le sacche da sci, i borsoni da golf, la scatola del ciclista che si è spedito la bici. Chi non lo prevede scopre a gennaio che gli sci stanno in piedi contro il muro della hall.
Sulla portata si sbaglia per difetto. Una valigia da stiva pesa tra 15 e 23 chili, tre su un ripiano da 100 centimetri fanno già 60 chili, e un ripiano da magazzino leggero dichiara spesso 60-80 chili a carico uniformemente distribuito, che è la condizione di prova, non quella reale. Chiedete ripiani da almeno 120 chili per metro, montanti da magazzino e non scaffali da ufficio, e verificate che la portata sia dichiarata per ripiano e non per struttura completa. Nei locali interrati o vicino alla lavanderia il truciolare è escluso: si va di lamiera zincata o verniciata a polvere, che regge l’umidità e si lava.
Corsia, porta, pavimento
La corsia di manovra non scende sotto i 90 centimetri e sta meglio a 110-120, perché chi entra spinge un carrello portabagagli o tiene due valigie per mano. Con 80 centimetri due persone non si incrociano e il deposito diventa un imbuto proprio nell’ora in cui serve.
La porta è il punto in cui si vede se il locale è stato progettato o ricavato: 90 centimetri di luce netta è il minimo, 100 è la misura comoda, e la soglia deve essere a raso perché i trolley con le rotelle piccole si piantano su un dislivello di due centimetri. Meglio una porta che si apre verso l’esterno o scorrevole, dato che dentro lo spazio serve tutto.
Il pavimento va scelto lavabile e antiscivolo, con un battiscopa alto almeno 10 centimetri o un paracolpi continuo lungo tutte le pareti a quota 20-25 centimetri, l’altezza a cui la scocca rigida dei trolley colpisce l’intonaco. Sui montanti d’angolo un paraspigolo metallico evita che dopo due stagioni lo spigolo sia sbrecciato. Vale lo stesso ragionamento che si fa sulle finiture antigraffio dei mobili nelle zone di passaggio, applicato a un ambiente dove nessuno guarda dove mette la valigia.
Serve poi una presa di corrente a 130 centimetri da terra e un interruttore appena dentro la porta, non in fondo al locale. Sembra banale finché non entrate al buio con due valigie in mano.
Dove metterlo
Vicino alla reception, in vista o comunque raggiungibile in venti metri senza gradini. Ogni metro in più è un metro che l’addetto percorre venti volte al giorno, e in una struttura con una hall e una reception ben distinte il deposito va tenuto dietro il banco o subito a lato, non dall’altra parte dell’atrio. Se l’unica soluzione è l’interrato, occorre un ascensore o almeno un piano inclinato: portare una Samsonite da 25 chili giù per una rampa di scale è un rischio per la schiena del personale e per la valigia.
Il locale non deve affacciare direttamente sulla zona di attesa. Una porta che si apre e mostra un muro di bagagli sciupa il lavoro fatto sull’arredo delle aree comuni, e basta un’anta cieca o una quinta per risolvere.
Nei restauri capita spesso che il deposito debba stare in un vano di forma impossibile, sotto una scala o in un sottotetto ribassato. Sono i casi in cui lo scaffale a catalogo non chiude contro le pareti e si perdono trenta centimetri per lato. Progettiamo internamente strutture su misura per questi vani e le realizziamo con una filiera di manifatture italiane selezionate, con un solo referente dal rilievo al collaudo, perché su un locale tecnico di sei metri quadri la differenza tra un modulo standard e uno disegnato sul rilievo sono due campate in più.
Etichette, ricevute, registro
Il sistema che funziona è a due matrici numerate: un cartellino resta legato al bagaglio, il talloncino con lo stesso numero va all’ospite. Numerazione progressiva annuale, non giornaliera, così due colli non hanno mai lo stesso numero nella stessa settimana. Sul cartellino si scrive cognome, numero di camera o di prenotazione, data e ora di consegna, orario previsto di ritiro.
Il registro, cartaceo o dentro il gestionale, serve a tre cose: sapere di chi è il bagaglio dimenticato da nove giorni, dimostrare quando è stato consegnato e quando ritirato, e capire a fine stagione qual è il picco reale per decidere se servono altre campate. Chi ha già un metodo per gli oggetti dimenticati dagli ospiti può usare lo stesso registro, tenendo però le due giacenze fisicamente separate.
Va fissata anche una regola sui tempi. Trenta giorni per il ritiro, comunicati per iscritto sul talloncino, dopo i quali si contatta il cliente e si concorda una spedizione a suo carico. Senza una scadenza scritta il deposito accumula colli mai reclamati che nessuno osa toccare, e in cinque anni si mangia due campate.
Chiave, telecamera, responsabilità
Il deposito sta chiuso a chiave e ci entra solo il personale. Un locale aperto in cui l’ospite va a prendersi la valigia da solo è comodo per due giorni e ingestibile al primo ammanco. Se la struttura è piccola e il personale non è sempre in reception, meglio una serratura elettronica sulle stesse credenziali del badge dello staff, così resta traccia di chi ha aperto e quando.
La videosorveglianza chiede attenzione perché riprende anche i lavoratori: servono informativa, cartelli e il rispetto delle procedure sul controllo a distanza, quindi va impostata con il consulente del lavoro prima di essere accesa. Una telecamera puntata sulla porta risolve quasi sempre il problema senza inquadrare le postazioni.
Sul piano civilistico la differenza è netta e conviene conoscerla. Per le cose portate in albergo ma non consegnate, l’articolo 1783 del codice civile limita la responsabilità dell’albergatore a cento volte il prezzo di alloggio giornaliero. Quando invece il bagaglio viene consegnato in custodia, cioè esattamente quello che succede al deposito, l’articolo 1784 prevede una responsabilità illimitata. È un motivo in più per tenere il locale chiuso, registrare le consegne e non accettare colli senza etichetta. Rientra fra gli obblighi dell’albergatore anche il dovere di accettare in custodia denaro e oggetti di valore, che però non vanno nel deposito bagagli ma nella cassaforte principale.
Il cartello con la formula “la direzione non risponde” non ha alcun effetto su questa responsabilità. Serve a rassicurare chi lo scrive, non a limitare nulla.
Gli errori che si vedono in cantiere
Il primo è il locale ricavato senza corsia: scaffali su tre lati e un metro quadro di pavimento libero al centro, dove non si gira con un carrello. Il secondo è l’unico ripiano continuo per tutta la parete, che sembra ordinato e in realtà obbliga a spostare sei valigie per prendere la terza.
Poi c’è il deposito senza aerazione, che dopo una settimana di piogge restituisce le valigie con odore di chiuso: basta una griglia di transito sulla porta e un piccolo estrattore temporizzato. E c’è il caso, più frequente di quanto sembri, del deposito progettato senza spazio per il carrello portabagagli, che finisce parcheggiato in hall accanto al banco e diventa parte dell’arredo della sala reception senza esserlo mai stato.
Se state ristrutturando, il deposito va deciso nella stessa fase in cui si definiscono i flussi di check in e check out, non alla fine quando restano solo i vani che nessuno ha voluto. Costa poche migliaia di euro di scaffalature e risolve ogni giorno un problema che altrimenti si scarica sulla hall.
Domande frequenti
Quanto spazio serve per il deposito bagagli di un hotel?
Tra 0,25 e 0,35 mq per camera, quindi circa 6-8 mq per una struttura da 25 camere e 10-14 mq per una da 50. Il parametro più utile però sono i metri lineari di ripiano: servono due posti bagaglio ogni metro lineare, contando tutti i livelli della scaffalatura. Se la struttura lavora con gruppi in pullman, il calcolo va rifatto sul gruppo più numeroso.
Che profondità devono avere gli scaffali del deposito bagagli?
Cinquanta centimetri, con un passo verticale di 70-75 centimetri fra un ripiano e l’altro, così le valigie stanno in piedi sulle ruote. La portata dichiarata non deve scendere sotto i 120 chili per metro di ripiano a carico uniformemente distribuito. Il piano di terra va lasciato libero e alto almeno 90 centimetri per passeggini, sacche da sci e colli fuori misura.
L’hotel è responsabile se un bagaglio in deposito viene rubato?
Sì, e in modo pieno. Il bagaglio consegnato al deposito rientra fra le cose consegnate in custodia, per le quali l’articolo 1784 del codice civile prevede una responsabilità illimitata dell’albergatore, diversamente dal limite di cento volte il prezzo giornaliero di alloggio previsto per le cose semplicemente portate in albergo. I cartelli di esonero non hanno effetto, mentre serrature, registro delle consegne e accesso riservato al personale sì.
Il deposito bagagli deve essere chiuso a chiave?
Sì. Un locale accessibile agli ospiti è ingestibile al primo ammanco e indebolisce qualsiasi ricostruzione dei fatti. La soluzione pratica è una serratura elettronica sulle stesse credenziali dello staff, che lascia traccia degli accessi, con una telecamera puntata sulla porta e non sull’interno, installata dopo aver predisposto informativa e cartellonistica.
Quanto tempo si tengono i bagagli non ritirati?
Trenta giorni è la scadenza più usata, indicata per iscritto sul talloncino di ritiro, dopo i quali si contatta il cliente e si concorda una spedizione a sue spese. Senza una regola scritta il deposito si riempie di colli mai reclamati che nessuno si sente autorizzato a rimuovere.
