Сезонное открытие отеля: полный чек-лист

Подготовка к сезонному открытию отеля начинается не позже чем за четыре месяца до даты открытия и делится на пять блоков: технические проверки инженерных систем и противопожарных требований, контроль мебели и запчастей, белье и оснащение, открытые зоны и, наконец, персонал, тарифы и каналы продаж. Работы по обновлению нужно закончить за тридцать дней до открытия, потому что это минимальный запас, чтобы пережить задержку поставки, не перенося первые бронирования.

Календарь сезонного открытия

У каждого дела есть правильное окно, и сделать его раньше дешевле, чем наверстывать. Вот календарь, который работает для приморского или горного отеля с четырьмя-пятью месяцами закрытия.

Главный принцип: все, что создает шум, пыль и неудобства, сосредоточить в начале, оставив последние три недели для чистых работ. Когда график сдвигается, порядок переворачивается, и в итоге отель открывается с запахом краски в номерах.

Инженерные системы, безопасность и обязательные требования

Это блок, который не терпит отсрочек, потому что касается безопасности гостей и проверок надзорных органов.

• В котельной начинают с обслуживания: проверка дымовых газов, циркуляционных насосов, спуск воздуха из радиаторов этаж за этажом; если котел выше пороговой мощности, нужно соблюдать и периодичность проверок энергоэффективности.
• Фильтры очищены или заменены в каждом номере, внутренние блоки продезинфицированы, герметичность хладагента проверена. Дренаж конденсата после месяцев простоя почти всегда засоряется.
• Водоснабжение открывают постепенно, с длительной промывкой всех точек водоразбора, проверкой прокладок и редукторов давления. После долгого закрытия риск легионеллы вполне реален: термический шок или хлорирование, отбор проб, результаты заносятся в документ об оценке рисков.
• По противопожарной части нужны полугодовая проверка огнетушителей и пожарных кранов, проверка пожарной сигнализации, испытание аварийного освещения с автономностью в один час, проверка противопожарных дверей и антипаниковых ручек, обновление знаков и поэтажных планов в номерах. Сроки документов и периодическое продление разрешений подчиняются правилам противопожарной профилактики в отелях Италии, которые меняются в зависимости от числа спальных мест.
• Лифтам нужны периодическая проверка уполномоченной организацией раз в два года и документированное плановое обслуживание раз в полгода.
• Устройства защитного отключения проверены реальным срабатыванием, заземление проконтролировано, щиты осмотрены, разрядившиеся аварийные светильники заменены до открытия, а не после.
• На кухне чистят вытяжки и воздуховоды, настраивают холодильники, обновляют руководство HACCP и обучают новый персонал до выхода на работу.
• С бассейном добавляются анализы воды, проверка технического помещения, восстановление табличек и проверка ограждений.

Стоит вести единый журнал сроков с датой последней и следующей проверки: этот документ делает любую инспекцию простой и избавляет от того, чтобы в июне обнаружить, что проверку ждали в марте.

Проверка мебели комната за комнатой

Осмотр мебели проводят по бланку на каждый номер и с фотографией каждого дефекта, до того как номера застелят. Последовательность, которая выявляет больше всего проблем, такая:

1. У кроватей проверяют каркас, ламели и соединения, переворачивают и обрабатывают матрас, проверяют, надежно ли изголовья закреплены на стене, и смотрят на ножки, которые к концу сезона почти всегда уже оставили следы на полу.
2. В шкафах первыми сдают петли и направляющие; нужно проверить штанги для одежды, найти покоробленные полки и заранее заменить батарейки в сейфах, потому что заблокированный сейф в работающем отеле это вызов техника по срочному тарифу.
3. На прикроватных тумбах и письменных столах проверяют направляющие ящиков, ищут отклеившиеся кромки, включают что-нибудь в каждую розетку и каждый USB-порт и проверяют, не шатаются ли ножки.
4. Сиденья встряхивают, чтобы почувствовать расшатанные соединения, затем осматривают испачканные или потертые ткани и меняют войлочные накладки на ножках.
5. На поверхностях: столешницы со следами, кромки ABS, отошедшие от влажности, сколы на углах.
6. Для штор и текстиля важны реальный ход карнизов и настоящее затемнение в закрытой комнате, а не заявленное; остальное понять, что стирать, а что менять.
7. В ванной список всегда один и тот же: силикон под замену, петли душевых кабин, заросшие известью аэраторы смесителей, сливные бачки, которые тихо текут весь сезон.

Мелкий ремонт решается за несколько часов, если детали есть на месте, и превращается в недели ожидания, если их нужно заказывать в начале сезона. Держать запас запчастей и отделки гостиничной мебели, например петли, направляющие, кромки, ножки, ключи и ролики, самая дешевая форма страховки. Та же логика действует для обслуживания гостиничной мебели, которое в сезонных отелях целиком сосредоточено в период закрытия и планируется как единая работа, а не как серия аварийных ремонтов.

Как сохранить мебель во время закрытия

В месяцы простоя здание переживает перепады температуры и влажность без воздухообмена. Меры, которые сокращают ущерб:

• укрывать матрасы дышащими чехлами, а не герметичной пленкой, которая удерживает конденсат;
• оставлять дверцы шкафов приоткрытыми, а ящики слегка выдвинутыми, чтобы циркулировал воздух;
• отодвигать текстиль от холодных стен и убирать шторы и покрывала в мешки с поглотителями влаги;
• планировать два-три проветривания в месяц, по полчаса на номер, лучше в сухие дни;
• поддерживать минимальное отопление на уровне 10-12 градусов в горных отелях, чтобы дерево не деформировалось;
• поднимать с пола все, что хранится в подвальных этажах, из-за риска протечек;
• заносить внутрь легкую уличную мебель, а стационарную укрывать закрепленными дышащими чехлами.

Уборка уличной мебели для отелей самая недооцененная статья: сезон под дождем обходится дороже склада, нужного для ее хранения, а ткани шезлонгов у бассейна, оставленных снаружи, выцветают за одну зиму.

Белье, оснащение и уборка

Инвентаризацию белья всегда проводят до дозаказа, никогда по памяти. Рабочее правило: оснащение на три комплекта, один в работе, один в прачечной, один на складе, а для объектов с внешней стиркой в пиковые выходные их становится четыре. Каждую позицию оценивают по износу, серости и прочности: посеревшая простыня стоит в отзывах гораздо дороже своей замены.

Проверка распространяется на оснащение номера: фены, сейфы, мини-бары, наборы гостевой косметики, информационные папки с актуальными часами и номерами телефонов, пульты с новыми батарейками, карточки с паролем Wi-Fi. Координация службы номеров и склада на этом этапе определяет скорость первого месяца: организацию хаускипинга в отеле нужно наладить до прихода персонала, с заново укомплектованными тележками, письменными стандартами и временем уборки, пересчитанным для номеров, измененных за зиму.

Генеральная уборка, которую никогда не делают в работающем отеле, включает стирку штор и текстиля, снятие старой мастики и восстановление полов, мытье наружных стекол, удаление известкового налета в ванных, дезинфекцию воздуховодов, чистку ковров и ковролина, обработку от древоточцев, где это нужно. После проверки каждый номер опечатывают контрольной наклейкой: тот, кто войдет после, оставит след.

Открытые зоны, имидж и первое впечатление

Территория это первое, что видит гость, и последнее, что планируют. Блок включает обрезку и пересадку растений в кашпо, восстановление гравия и покрытий, проверку садового освещения, контроль зонтов и теневых конструкций после зимы, чистку бассейна и солярия, покраску наружных окон и дверей, вывески и навигацию, проверку камер и освещения парковки.

Типичная деталь: недостающие буквы на вывеске и перегоревшие лампы у входа весь сезон появляются на фотографиях гостей.

Обновления и работы: правильное окно

Сезонное закрытие единственный момент, когда можно работать, не теряя выручки, поэтому именно на этот период стоит сосредоточить плановые замены. Периодичность обновления гостиничной мебели, с типичными циклами для номеров, общественных зон и текстиля, подчиняется устоявшимся критериям: то, как часто нужно обновлять мебель в отеле, подсказывает распределять работы на несколько сезонов, а не браться раз в десять лет за полную переделку, которая вынуждает закрываться дольше и замораживать капитал за один раз.

Но сроки нужно честно считать в обратном порядке. Между подтверждением заказа и доставкой на объект сроки изготовления мебели для отелей составляют ориентировочно от восьми до четырнадцати недель для изделий на заказ, плюс одна-две недели монтажа на каждые десять-пятнадцать номеров. Тот, кто заказывает в марте, чтобы открыться в мае, почти всегда опаздывает.

Если же работы приходятся на время, когда отель открыт, например при раннем открытии или в одном крыле, методы монтажа мебели в работающем отеле позволяют работать партиями номеров, в согласованные часы и по маршрутам, отделенным от гостей. Мы сами проектируем мебель и реализуем ее с цепочкой отобранных итальянских мастерских, с единым ответственным лицом от обмера до приемки: уже более пятидесяти лет при открытии сезона разницу делает именно это, один человек, который отвечает за сроки, вместо трех поставщиков, перекладывающих друг на друга задержки.

Персонал, тарифы и каналы

Последний блок касается коммерческой и организационной машины:

• найм завершен не позже чем за три недели, с пройденными медосмотрами и обязательным обучением;
• внутреннее обучение стандартам сервиса, аварийным процедурам и работе с системой управления;
• жилье для персонала проверено с той же строгостью, что и номера гостей;
• сезонные прайсы загружены во все каналы, с проверкой ограничений и минимального срока проживания;
• фотографии обновлены, если изменились мебель или пространства, иначе разницу отметят отзывы;
• реальные тестовые бронирования с сайта и порталов вплоть до оплаты;
• запасы для кухни и бара заказаны с поэтапной доставкой на первые две недели.

Финальная приемка это пробное проживание: ночь в номере с собственным персоналом, включая завтрак, с прямым поручением сообщить обо всем, что не работает. Эта проверка выявляет душ, теряющий напор, шумные рольставни и розетку, которая не держит вилку, то есть именно те проблемы, о которых платящий гость написал бы в отзыве.

Частые вопросы