Transporte e embalagem do mobiliário para hotéis: como funciona

A diferença entre uma entrega que corre bem e uma que queima dois dias de equipa está quase toda numa etiqueta. Cada volume deve indicar o número do quarto, o piso, o elemento e o número sequencial do tipo “3 de 7”, e a lista dos volumes por quarto deve chegar por email na véspera da descarga. Sem isto, os montadores abrem as embalagens para perceber o que contêm, voltam a fechá-las mal, e às cinco da tarde faltam duas mesas de cabeceira que estão no terceiro piso, no quarto errado.

Outro dado que convém saber desde já: no transporte nacional italiano, a indemnização do transportador pela mercadoria danificada está limitada por lei a um euro por quilograma. Um roupeiro de 60 kg que vale 1.100 euros, chegado com o fundo rebentado, é reembolsado em 60 euros. Todo o raciocínio sobre as coberturas de seguro parte daqui.

A etiqueta e a lista de carga

A etiqueta útil tem pelo menos 10×15 cm, aplicada em duas faces do volume, e indica por esta ordem o número da encomenda, o piso, o quarto, a descrição do elemento, o número sequencial dos volumes e o peso. O código de barras ou o QR ajudam se quem recebe tiver um leitor, e nas obras grandes compensa: a leitura à entrada constrói por si só a lista do que entrou.

A lista de carga deve ser organizada por quarto, não por tipologia de produto. É uma diferença banal que muda o dia: o camião é carregado pela ordem inversa do percurso de montagem, assim os volumes do quarto 101 saem primeiro. Quando, pelo contrário, a carga está organizada por artigo, todas as cabeceiras juntas e todos os roupeiros juntos, a equipa tem de mover cada peça duas vezes. Em cinquenta quartos são quatro ou cinco horas perdidas.

Nas obras que acompanho, a regra é uma entrega por piso, não uma entrega única para todo o hotel. O camião chega de manhã, descarrega-se o piso que se monta nesse dia e no seguinte, e o resto fica no armazém do fornecedor. Custa algumas viagens a mais e evita que duzentos volumes ocupem o lobby durante três semanas. Quem trabalha com o hotel aberto e hóspedes alojados não tem alternativa: o armazenamento no local simplesmente não existe.

Embalagem: tem de aguentar a viagem e desaparecer depressa

Dois requisitos em conflito. Uma embalagem blindada protege tudo e depois produz montanhas de resíduos para eliminar; uma embalagem leve elimina-se num instante e não chega inteira.

O compromisso que funciona no contract hoteleiro é cartão de onda dupla nos elementos lacados, cantoneiras de cartão prensado ou de esferovite moldado nas arestas, plástico de bolhas só nas superfícies espelhadas e nos vidros, filme estirável a fechar. As peças grandes vão em palete com fita de cintar, não soltas. As caixas de madeira usam-se apenas para balcões, peças únicas e transportes para fora da União Europeia, onde é obrigatória madeira tratada segundo a norma fitossanitária internacional, com a marca impressa.

Um cuidado que reduz muito os danos: proteger as arestas verticais com cantoneiras contínuas, porque noventa por cento das lascas nascem ali, quando o volume é pousado de lado no chão. As cantoneiras de esferovite só nos quatro cantos não chegam se a peça tiver mais de 180 cm de altura.

Outro: os tampos de trabalho e os tampos em geral devem ser transportados na vertical, sobre cavalete, nunca na horizontal empilhados. Um tampo em aglomerado melamínico de 3 metros carregado deitado por baixo de outros volumes chega com um empeno permanente.

Na escolha dos materiais de embalagem há também uma questão de coerência: quem montou todo o fornecimento com critérios de menor impacto ambiental fica mal visto se depois produz doze metros cúbicos de esferovite. O cartão moldado e o plástico de bolhas em papel alveolar custam mais 15-20 por cento e vão para o mesmo contentor do papel.

Descarga: onde se perde mesmo tempo

O hotel de cidade não tem cais de carga. O camião encosta na rua, muitas vezes numa faixa de rodagem, e a descarga faz-se com plataforma elevatória de 1.000-2.000 kg de capacidade, ou à mão quando os volumes são leves. O porta-paletes manual só funciona em pavimento liso: na calçada de um centro histórico não anda.

As coisas a verificar na visita técnica, antes de encomendar o transporte, são sempre as mesmas. A largura da porta de entrada e de todas as portas do percurso, medida com a folha aberta e não pelo vão livre da alvenaria. A altura livre do elevador de serviço e a sua capacidade, com a profundidade da cabina, porque um roupeiro de 240 cm não entra numa cabina de 130 e tem de ser levado pelas escadas. A curva da caixa de escadas, que é o ponto onde as peças compridas ficam presas. A presença de degraus à entrada, que obrigam a uma rampa.

Quando as medidas não batem certo passa-se à elevação exterior, com grua móvel ou plataforma, entrada pela janela e caixilho desmontado. Custa entre 700 e 1.500 euros por dia mais a licença de ocupação da via pública, e deve ser decidido na fase de projeto, não na manhã da entrega. É também o momento em que se percebe que alguns elementos deviam ter sido concebidos desmontáveis, algo que se decide quando se escreve o caderno de encargos do fornecimento e se define a modularidade das peças.

ZTL, janelas horárias e licenças

Nos centros históricos italianos a entrega vive dentro de janelas de carga e descarga, muitas vezes entre as 6 e as 10 da manhã, por vezes com uma segunda janela à tarde. A licença de mercadorias para a ZTL, a zona de trânsito limitado, pede-se à câmara municipal com alguns dias de antecedência, com a matrícula do veículo, e em muitas cidades existe um limite de peso que exclui os veículos acima das 3,5 ou 7,5 toneladas. Quer dizer que o semirreboque descarrega na periferia para um veículo mais pequeno, com um transbordo que acrescenta 250-500 euros e meio dia.

A ocupação da via pública para a área de descarga pede-se à parte, com a delimitação dos lugares de estacionamento e os sinais afixados com 48 ou 72 horas de antecedência, conforme o regulamento local. Quem não o faz encontra os carros estacionados onde devia estar o camião, e não há maneira de resolver no próprio dia.

Em Veneza, e em alguns outros contextos particulares, o troço final faz-se por via aquática, com mais um transbordo para barco a motor e capacidade limitada: nas encomendas na lagoa o custo logístico pode chegar aos 12-15 por cento do valor do fornecimento, contra 3-5 por cento de uma entrega normal. Tem de entrar no orçamento desde o início.

Quem responde pelos danos

A regra prática é brutal: quem recebe a mercadoria sem escrever nada na guia de transporte aceitou a mercadoria. A receção sem reservas, junta ao pagamento do devido ao transportador, extingue as ações decorrentes do contrato de transporte, salvo dolo ou culpa grave.

A reserva escreve-se à mão na cópia do transportador e na própria, de forma específica: “volume 14 de 32, cartão rasgado na aresta inferior direita, reserva de controlo do conteúdo”. As fórmulas genéricas como “salvo controlo” ou “mercadoria não verificada” são consideradas ineficazes pela jurisprudência, portanto não protegem.

Para os danos não reconhecíveis no momento da entrega, ou seja, os que surgem ao abrir a embalagem, o prazo para a reclamação é de oito dias a contar da receção. Oito dias são poucos quando os volumes ficam fechados à espera da montagem, e é por isso que convém abrir e verificar por amostragem, no próprio dia da entrega, pelo menos 10 por cento dos volumes, escolhidos entre os mais frágeis.

O limite de indemnização de um euro por quilo no transporte nacional torna quase sempre insuficiente a responsabilidade do transportador. A resposta é uma apólice all risk sobre a mercadoria transportada, do armazém até à montagem inclusive, que custa entre 0,15 e 0,40 por cento do valor seguro. Num fornecimento de 600.000 euros são 900-2.400 euros, e cobrem também o dano por queda durante a montagem em obra, que é a fase em que as peças se estragam com mais frequência. Quem organiza a entrega deve esclarecer por escrito quem contrata a apólice, porque a cláusula “entrega franco obra” define quem suporta o risco mas não substitui o seguro.

Tudo o que surge nesta fase converge depois na verificação formal do fornecimento, e os danos de transporte devem ser mantidos distintos dos defeitos de produção quando se redige o auto de receção: são duas responsabilidades diferentes, com duas contrapartes diferentes e dois prazos diferentes.

As embalagens, depois

O resíduo de embalagem produzido em obra fica a cargo de quem o produz, e no contrato deve dizer-se claramente se a recolha cabe ao fornecedor ou ao empreiteiro. A quantidade surpreende: um quarto completo gera entre 0,6 e 1,2 metros cúbicos de cartão, filme e esferovite, portanto sessenta quartos enchem três ou quatro contentores.

A organização que funciona prevê um ponto de recolha por piso com três contentores distintos para cartão, plástico e madeira, esvaziados todas as noites, e um contentor grande no pátio. O esferovite solto tem de ser compactado, senão paga-se o transporte de ar. A separação feita logo reduz o custo de eliminação em 30-40 por cento em relação à entrega indiferenciada, e numa encomenda média isso significa um milhar de euros.

Último pormenor, aquele que ninguém considera quando planeia os prazos de produção e entrega: a eliminação das embalagens deve ser calendarizada como um trabalho, com as suas horas e o seu custo. Deixada ao improviso, ocupa o corredor precisamente no dia em que chega a inspeção ou o primeiro grupo de hóspedes.

Perguntas frequentes