Magazzino biancheria hotel: scorte e scaffalature

La dotazione di biancheria si conta per posto letto e non per camera, e la regola operativa sono quattro dotazioni complete: una sul letto, una pronta in office, una in lavaggio, una di riserva. Tre è il minimo con cui una struttura sta in piedi. Chi ne tiene due lavora senza rete e va in crisi al primo guasto della lavatrice o al primo giro di consegna saltato.

Perché due dotazioni non bastano

Con due dotazioni, in qualsiasi giorno normale, una sta sul letto e l’altra sta viaggiando verso o dalla lavanderia. L’armadio è vuoto. Finché tutto fila, funziona. Poi arriva il martedì in cui il furgone non passa perché l’autista è in malattia, oppure la cameriera ai piani trova tre lenzuola macchiate di trucco che non tornano indietro, oppure un ospite chiede il cambio anticipato e il vicino rovescia il caffè. In tutti questi casi con due dotazioni la camera non si rifà, e a quel punto si telefona in giro cercando lenzuola.

La terza dotazione copre l’imprevisto quotidiano. La quarta copre l’imprevisto strutturale, cioè il periodo in cui una parte del parco esce dalla rotazione perché è in trattamento antimacchia, perché è stata ritirata per usura o perché state cambiando fornitore e i due set convivono. Sopra le cento camere la quarta non è una comodità, è quello che permette di non fermare i piani.

C’è un effetto secondario che quasi nessuno mette a bilancio: aumentando le dotazioni ogni singolo capo compie meno cicli di lavaggio all’anno, quindi il parco dura di più. Passare da tre a quattro dotazioni costa in acquisto una volta sola e allunga il momento in cui va sostituito tutto, che è una spesa concentrata e fastidiosa. Chi ha già ragionato su ogni quanto si cambiano le lenzuola nella propria struttura ha già in mano il dato con cui fare questo conto, perché la frequenza di cambio moltiplica tutto.

E c’è la regola del riposo, che sanno le governanti con vent’anni di mestiere e nessun manuale: un capo appena lavato e stirato rende meglio dopo ventiquattro ore in scaffale che uscendo dal rullo direttamente sul letto. Con due dotazioni quel riposo non esiste mai.

Quanto spazio occupa

Un set letto matrimoniale piegato, con lenzuolo sotto, sopra, due federe e copripiumino, occupa fra 25 e 30 litri. Un set bagno con due teli, due viso e un tappetino sta fra 20 e 25. Su uno scaffale profondo 50 centimetri con passo verticale di 35-40 si stipano realisticamente 140 litri per metro lineare, contando che le pile vanno lasciate respirare e non compresse.

Il criterio rapido è questo: 0,35 metri lineari di ripiano per camera per ogni dotazione da stoccare. In magazzino centrale ne stoccate due su quattro, perché una è sul letto e una è in lavaggio, quindi servono circa 0,7 metri lineari per camera.

Le superfici comprendono corsie da 110 centimetri e due o tre metri quadri per il parcheggio dei carrelli, che occupano più di quanto si pensi: un carrello da piano misura circa 100 per 55 centimetri e ne circolano due o tre insieme. Non comprendono invece la spugna della piscina e della spa, che va contata a parte e in quantità generose, perché ha una rotazione più veloce e un tasso di sparizione più alto di qualunque altro capo.

Le camere con letti aggiunti o divani letto vanno conteggiate sui posti letto effettivi e non sulle camere: due camere da 25 mq con divano letto valgono sei posti, non quattro. È lo stesso ragionamento che si fa quando si verificano le superfici minime delle camere rispetto al numero di ospiti dichiarato.

Scaffalature: ventilate, non chiuse

Le scaffalature del magazzino biancheria vanno a ripiani grigliati o forati, non a piano cieco, e senza schienale. Il motivo è pratico: la biancheria pulita conserva un residuo di umidità, e in un locale chiuso senza circolazione d’aria una pila di teli spugna al terzo giorno prende odore di chiuso, che poi finisce in camera. Il ripiano forato e lo schienale aperto risolvono senza ventilatori.

La profondità utile sta fra 40 e 50 centimetri. Quaranta basta per la spugna e per le federe, cinquanta serve per i copripiumino matrimoniali e per il tovagliato. Oltre i 50 si crea la doppia fila, che manda a monte qualsiasi rotazione perché nessuno tira fuori la pila dietro.

Il passo verticale sta bene a 35-40 centimetri, che è l’altezza di quattro o cinque pile sovrapposte. Passi più alti sembrano capienti e producono pile che si rovesciano. Il ripiano più basso resta sollevato di 15-20 centimetri da terra, per poter lavare il pavimento e per non avere biancheria appoggiata dove passa l’acqua. Il più alto non supera i 180 centimetri, altezza a cui una persona di statura media prende una pila senza sgabello e senza tirarsela addosso.

Fra scaffale e parete si lasciano dieci centimetri. Sembra spreco, evita la condensa che si forma sui muri contro terra dei locali interrati e che macchia il primo strato di ogni pila.

Il materiale è acciaio verniciato a polvere o zincato. Il legno non trattato rilascia odore, il truciolare nobilitato si gonfia sui bordi appena c’è umidità, e nessuno dei due si disinfetta. Gli angoli dei montanti vanno protetti o smussati, perché il carrello li colpisce ogni giorno e uno spigolo tagliente strappa i teli.

Il magazzino biancheria è quasi sempre un vano di forma difficile, con travi ribassate, pilastri in mezzo e la porta nel punto sbagliato. Progettiamo internamente scaffalature e armadiature su misura per queste geometrie e le realizziamo con una filiera di manifatture italiane selezionate, con un solo referente dal rilievo al collaudo, applicando gli stessi criteri costruttivi degli armadi delle camere a un ambiente in cui contano lavabilità e portata più della finitura.

Magazzino centrale e office di piano

Il magazzino centrale è il polmone: contiene le dotazioni di riserva, il parco nuovo non ancora messo in circolo, la spugna della piscina, il tovagliato delle feste. Sta vicino alla lavanderia o alla zona di ricevimento merci, al piano dove arriva il furgone, e non deve essere il posto da cui la cameriera preleva ogni mattina.

L’office di piano è la scorta di lavoro: una giornata abbondante di biancheria per le camere di quel piano, più i prodotti di pulizia, il carrello e il punto di raccolta dello sporco. Sotto le venti camere non serve, sopra le cinquanta è quello che decide la produttività. Un office ben posizionato dimezza i passaggi al montacarichi, e i passaggi sono il tempo che incide direttamente su quante camere riesce a coprire una cameriera in un turno.

La misura utile di un office è 6-8 mq per un piano da venti camere: due o tre metri lineari di ripiani profondi 40 centimetri sulla parete lunga, un lavello con acqua calda, un armadio chiuso per i prodotti chimici con la scheda di sicurezza appesa dentro l’anta, lo spazio per il carrello, il contenitore dello sporco. La distanza dalla camera più lontana non dovrebbe superare i 30-35 metri: oltre, conviene un secondo office o un carrello più capiente.

Sporco e pulito non convivono nello stesso office senza separazione. Il sacco della biancheria usata sta in un contenitore chiuso, meglio ancora in una calata dedicata se l’edificio ce l’ha, e comunque mai appoggiato accanto ai ripiani del pulito. È lo stesso principio che regge tutta la lavanderia interna, applicato al piano.

La porta dell’office va da 90 centimetri di luce netta, perché ci deve passare il carrello, e deve avere una chiusura: un office aperto sul corridoio è un invito servito. La posizione ideale è a metà del corridoio e non alle estremità, e va decisa quando si disegnano i piani insieme agli schemi di layout delle camere, non recuperata alla fine sacrificando la camera peggiore.

Rotazione e vita del parco

La biancheria si preleva davanti e si carica dietro, oppure si preleva in alto e si carica in basso. Sembra ovvio e non lo fa quasi nessuno: la lavanderia consegna, l’addetto appoggia le pile nuove sopra quelle vecchie, e in due anni sul fondo dello scaffale c’è un blocco di teli mai usati mentre gli altri sono consumati. Il rimedio costa zero: una freccia adesiva sul montante che indica il verso di carico e la regola detta una volta a chi consegna.

Serve anche un modo per riconoscere le partite. Un filo colorato cucito nell’orlo, un colore diverso per ogni anno di acquisto, oppure un’etichetta interna con l’anno: quando arriva il momento di dismettere, si dismette la partita per intero e non capo per capo. Senza questa marcatura si finisce per avere quattro generazioni di lenzuola mescolate, con tonalità di bianco diverse sullo stesso letto, che è il difetto che l’ospite fotografa.

Il momento in cui un capo esce dal giro va deciso a monte: bordo sfilacciato, macchia che ha resistito a due trattamenti, trasparenza al controluce, elastico ceduto sul lenzuolo con angoli. Quello che esce non si butta: diventa panno di servizio, telo per la manutenzione o protezione per i traslochi interni, che è utile quando si fa manutenzione agli arredi e serve coprire mobili e pavimenti.

Il coprimaterasso e il proteggi cuscino stanno nel conteggio delle dotazioni anche se nessuno li vede. Vanno cambiati e lavati con una frequenza propria, e sono l’unica difesa fra l’ospite e il materasso: chi li tratta come accessorio si ritrova a sostituire i materassi anni prima del previsto, con una spesa che vale cinquanta volte quella dei coprimaterasso.

Consumi, inventario, ammanchi

L’inventario della biancheria si fa almeno due volte l’anno, meglio ogni trimestre, contando i capi e non le pile. Va contato tutto insieme, nello stesso giorno: magazzino, office, camere e biancheria in lavanderia. Un conteggio fatto a pezzi non dice nulla.

La perdita fisiologica di un parco biancheria alberghiero si colloca fra l’8 e il 15% l’anno, sommando usura, macchie irrecuperabili, strappi e sparizioni. Sopra il 20% c’è un problema, e le cause reali sono poche: teli bagno portati in piscina e mai tornati, accappatoi che partono in valigia, capi usati impropriamente come stracci dal personale, consegne dalla lavanderia esterna mai verificate.

La verifica delle consegne è il punto in cui si recupera più denaro. La bolla della lavanderia va controllata a campione con un conteggio reale, non firmata al volo mentre suona il telefono. Un ammanco costante del 3% su duemila capi al mese, ripetuto per un anno, vale il prezzo di una dotazione intera.

Le contromisure che funzionano sono banali. Il cambio uno contro uno con il personale ai piani, cioè si consegna pulito solo a fronte dello sporco riportato. Teli piscina di colore diverso e in numero contato, consegnati al bordo vasca e non lasciati in camera. Magazzino chiuso a chiave con accesso limitato a chi ha una ragione per entrarci. E panni di servizio veri, in quantità sufficiente, perché finché non ci sono, il personale userà i teli viso.

Su tutto questo il registro dei consumi mensili per camera occupata è lo strumento che segnala i problemi prima dell’inventario: quando i chili per camera occupata salgono senza che sia cambiata la frequenza di cambio, qualcosa sta uscendo dal circuito. È un indicatore che la governante può tenere su un foglio, e che si integra bene nella reportistica di reparto di chi organizza l’housekeeping con criteri misurabili.

Nelle strutture stagionali il magazzino va svuotato e riallestito alla chiusura: biancheria in sacchi traspiranti e non in plastica sigillata, che fa condensa, scaffali lavati, deumidificatore acceso o almeno un ricambio d’aria periodico. Alla riapertura la prima pila di ogni scaffale va comunque rilavata, e questo controllo sta bene nella checklist di apertura stagionale insieme alla verifica delle scorte residue.

Domande frequenti